Assistant de Direction H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratCDD uniquementService d'affectationDirection des opérations et de la performance et la Direction de la Recherche, de l'Innovation Présentation du service
- Direction des opérations et de la performance (DOP)

- Direction de la Recherche, de l'Innovation et du Mécénat (DRIM)

La Direction des opérations et de la performance définit et conduit la politique de transformation et de modernisation des organisations du Groupe hospitalier. Ses axes majeurs d'intervention sont l'organisation du parcours patient, la transformation numérique et la Coordination des secrétariats médicaux. La DOP coordonne plusieurs comités et groupes de travail, notamment les conseils de bloc opératoire.

La Direction de la recherche de l'innovation et du mécénat conçoit et anime la politique de la recherche du groupe hospitalier. Elle pilote la politique du mécénat. La DRIM coordonne plusieurs comités et groupes de travail : comité local de la recherche biomédicale et en santé (CLRBS), commission innovation (COMIN), comité de pilotage du mécénat, etc.

Les deux directions sont dans le même bâtiment, au même étage, et partagent des locaux (salle de réunion, salle de déjeuner...)

Poste à pourvoir à compter du 1er Janvier 2026, en CDD de 6 mois, renouvelable, avec possibilité d'évolution en CDI

Particularités du poste :

Déplacements ponctuels à prévoir sur les autres sites du GHU
Vos missions
Assurer le secrétariat des deux directions

Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints

Organisation et pilotage administratif des réunions

Mise en forme des courriers ou des rapports, maîtrise du publipostage sur Microsoft Office

Etroite collaboration avec l'ensemble des équipes des 7 sites de laDOP

Accueil téléphonique et physique

Autres activités d'assistance aux directeurs sur les dossiers

Reporting aux directeurs

Missions spécifiques mécénat

Suivi et gestion des conventions et formulaires de dons

Envoi des reçus fiscaux et CERFA

Contacts téléphoniques avec les donateurs, les services et les partenaires

Soutien à la politique de reconnaissance

Coordination des réunions et comités mécénat

Coordination trimestrielle du renouvellement des posters et flyers mécénat sur les 7 sites

Missions spécifiques DOP

Rédaction des comptes-rendus des réunions DOP bimensuelles

Préparation et suivi des CTI

Missions RH

Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM

Gérer les formations des 2 directions et les déplacements des cadres des deux directions

Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l'encadrement

Missions logistiques

Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier, veiller à la tenue des locaux communs

Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques

Aide ponctuelle à l'équipe du mécénat
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent

Savoir-faire requis :
- Excellente orthographe
- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
- Très bonnes qualités relationnelles
- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative, autonomie
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit

Connaissances associées :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels.
- Application Doodle pour l'organisation des réunions et de Teams
- Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions)
- Logiciel SAP pour effectuer les commandes
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail09h00 - 16h30TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l'installationversée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l'espace détente

Description de l'hôpitalSitué au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.Référence de l'offre2025-18127