Assistante de Direction - Commune d'Istres H/F - Fonction publique Territoriale

L' agent sera placé sous l'autorité de la Direction Générale Adjointe Personnel Education Sports Enfance

Activités principales du poste :

- Organisation des rencontres en présence de Monsieur le Maire et/ou des Elus, des rencontres de coordination entre les directions de la DGA ;
Apporter une aide permanente à la Directrice Générale Adjointe en terme d'organisation;
- Réceptionner, filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités de la Direction ;
- Planifier et organiser des rendez-vous, réunions, déplacements de la DGA ;
- Gérer l'agenda ;
- Elaboration et suivi des dossiers ;
- Organisation des évaluations professionnelles ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Transmissions et veille au respect des consignes ;
- Veille à la transmission des éléments (dossiers) par les Directions lors des permanences de Monsieur le Maire où la présence de la DGA est requise ;
- Assister à certaines réunions ;
- Rédaction et gestion diverses ;
- Suivi, orientation classement et clôture du courier dans le «e-courrier » (logiciel MAARCH) ;
- Passer des commandes ;
- Utilisation du logiciel INCOVAR ;
- Classement et archivage ;
- Réaliser des opérations de versements aux Archives Municipales.

? Compétences requises
Savoir (connaissances théoriques, titres requis*)
- Avoir une bonne connaissance de la Collectivité ;
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels spécifiques (GDI - Intranet - Plone délibérations
- MAARCH...) ;
- Maîtrise de la syntaxe, orthographe et grammaire ;
- Application des principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite.
Savoir-faire (connaissances pratiques)
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe...)
- Savoir rédiger et analyser les demandes ;
- Déterminer rapidement les ordres de priorité (réunions, demandes et autres) ;
- Respecter les délais et les procédures ;
- Avoir une bonne organisation ;
- Être méthodique et rigoureux ;
- Esprit positif, d'équipe et réactif, capacité d'écoute, de reformulation, de réactivité, diplomatie, discrétion, loyauté, autonomie, prise d'initiative, excellent relationnel, capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs, disponibilité et ponctualité seront les qualités requises pour ce poste.
? Risques professionnels
- Travail essentiellement sur ordinateur;
- Savoir faire face aux multiples situations et interlocuteurs de la Collectivité (Directeurs, DGA, DGS, Elus, Cabinet du Maire, Secrétariat du Maire, Administrés ...).