Assistant Gestionnaire Instructeur Administratif du Pole Industries et Democratie Culturelles H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Le/la titulaire du poste est assistant/e gestionnaire instructeur/rice administratif/ve au sein du service métier "Action culturelle et territoriale" du pôle Industries et démocratie culturelles (IDC) du site de Châlons-en-Champagne. Il/elle contribue au développement de la mission action culturelle et territoriale (dont l'Éducation Artistique et Culturelle -EAC), mission transversale qui l'amène à travailler avec tous les secteurs de la DRAC, les équipes artistiques, les structures culturelles, les collectivités territoriales, les partenaires ministériels. Il/elle assiste le/la conseiller/ère ACT Marne-Aube dans ses missions thématiques régionales Grand Est.

Descriptif des missions :

Missions de secrétariat : Gestion du courrier et des communications téléphoniques, renseignement des usagers, organisation de réunions et des déplacements des conseillères, prise de note et rédaction de compte-rendu; création de fichiers de contacts pour la communication du service. Gestion des états de frais dans Chorus-DT des conseillères pour les Ardennes-Meuse et Marne-Aube. Archivage des dossiers relatifs au BOP 361.

Missions en lien avec les dispositifs d'action culturelle et territoriale: Mise en oeuvre des appels à projets régionaux dans les départements Marne et Aube, préparation et organisation logistique des commissions départementales, recueil des bilans et extraction des données nécessaires au pilotage départemental. Préparation et coordination de l'organisation logistique des journées de rencontres professionnelles interministérielles et territoriales.

Missions en lien avec la gestion financière: en liaison étroite avec le secrétariat général du site de Châlons et le coordonnateur de BOP 361, réception des dossiers par voie dématérialisée (DS: Démarches Simplifiées); enregistrement des dossiers dans le logiciel interne de saisie et sur le serveur interne (tableau de suivi resana); annonce de la décision de la DRAC aux porteurs de projets par l'envoi des courriers de refus ou de notification ; création des opérations dans le logiciel Arpège; transmission au service financier des dossiers complets; suivi du tableau de programmation budgétaire et envoi des fiches navettes au coordonnateur de BOP.

Missions en lien avec les thématiques régionales de la conseillère ACT Marne-Aube: veille sur l'éveil artistique et animation du réseau régional Éducation populaire, en liaison avec la conseillère référente régionale chargée du suivi et de l'animation de ces thématiques, préparation et coordination de l'organisation logistique des réunions et ou rencontres régionales, suivi budgétaire, recueil des bilans et extraction des dossiers nécessaires au pilotage régional.

Les compétences :

Connaissance des missions et de l'organisation du ministère de la culture
Connaissance du fonctionnement de l'administration centrale et de la DRAC dans les procédures de gestion du secteur

Savoir-faire :

Capacité à utiliser les outils bureautiques : Microsoft (Word, Excel, Powerpoint), Outlook
Maîtrise des logiciels métier : Démarches simplifiées, Resana, Arpège
Maîtrise du logiciel de frais de missions : Chorus DT
Technique de rédaction administrative
Respect des délais et procédures
Connaissances en classement et en archivage
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Savoir être :

Méthode et sens de l'organisation
Réactivité, esprit de synthèse, discrétion
Sens du service public
Autonomie
Capacité à travailler en étroite collaboration avec les conseillers/conseillères et les collègues des autres sites
Esprit d'initiative
Curiosité intellectuelle Sens du service public