Secrétaire de Laboratoire H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission 1 : ADMINISTRATIF et FINANCIER

- Participation à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

- Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en particulier les dossiers de rattachement des membres associés du laboratoire

- Suivi des dépenses (de la saisie du bon de commande à la constatation de service fait dans SIFAC) et archivage

- Alimentation des tableaux de bord, extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines

Mission 2 : ACCUEIL

- accueil et suivi personnel mais également administratif des doctorants en lien avec le Directeur de l'IFG

- accueil de tout autre public dans les locaux de l'IFG

- accueil et information des membres du laboratoire et des personnes extérieures (enseignants-chercheurs, intervenants, organismes et institutions diverses)

Mission 3 : DÉPLACEMENTS

- Préparation (commandes de titres de transport, réservations hôtelières, etc.) et suivi des déplacements des membres du laboratoire (enseignants-chercheurs, doctorants) et des intervenants extérieurs (colloques et autres manifestations scientifiques, jurys de thèse et d'HDR)

- Gestion d'agendas et contrôle des échéances

Mission 4 : COLLOQUES

- Participation à l'organisation logistique et matérielle des colloques et autres manifestations (conférences, journées d'études, workshop, etc.) en phase préparatoire et en phase opérationnelle, à Nancy, à Metz, voire au-delà de ces deux villes et de la Lorraine. A ce titre, déplacements de l'agent à prévoir.

- Organisation, alimentation, mise à jour des bases de données relatives à la gestion.

Mission 5 : ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT

- Gestion du courrier

- Organisation de la logistique des réunions

- Gestion du photocopieur du laboratoire et des imprimantes (commandes consommables, relevés de compteurs, interventions techniques)

- Maintenance de proximité et contribution au dépannage des ordinateurs et des périphériques

- Petite manutention (dont port de charge : documents, matériel lors des manifestations organisées par le laboratoire, etc.)

- Gestion de l'intendance (gestion des stocks et commandes)

- Gestion du circuit « reprographie »

Connaissances :

- Modes de fonctionnement des administrations publiques

- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

- Parcours des études doctorales

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques de communication

- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Afficher la suite
- Savoir rendre compte

- Communiquer et faire preuve de pédagogie

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, NOTILUS, EXCEL)

- Mettre en oeuvre une démarche qualité

Compétences relationnelles :

- Disponibilité / réactivité

- Rigueur / Fiabilité

- Sens du relationnel en interne et en externe

- Discrétion

- Facultés d'adaptation

- Sens de l'organisation / Efficacité