Gestionnaire de Scolarité H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

L'agent:

- assure la gestion de l'étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l'admission jusqu'aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme
- accueille, informe, oriente et accompagne les usagers;
- contribue au pilotage de l'activité

Activités principales :

Gestion des stages

- Assurer la gestion des stages obligatoires et facultatifs (France et étranger) :
- Mise à jour et diffusion des informations sur les stages en relation avec les
responsables pédagogiques et le responsable de la Commission des stages
- Suivi et validation des demandes de stages (Outils STAGEVET et SPHINX)
- Suivi des conventions en lien avec les parties concernées : circuit des
signatures, avenants
- Suivi des stages effectués : enregistrement des évaluations, organisation des
soutenances, collecte et enregistrement des résultats pour validation etattribution des crédits ECTS en lien avec la gestionnaire chargée du suivi de la
scolarité des étudiants
- Organisation des rattrapages en appui aux responsables pédagogiques
- Production des bilans annuels par promotion
- Suivi des stages réalisés dans le cadre des enseignements optionnels en année
d'approfondissement A6 en lien avec les enseignants référents et la gestionnaire chargée du suivi de l'année A6

- Assurer la gestion spécifique des stages tutorés en milieu rural (STER), politiquepublique portée par l'ENVT pour les 4 ENV pour les étudiants en 6ème année :
- Préparation des réunions du Comité de pilotage national pour la sélection des
structures vétérinaires accueillant des stagiaires : centralisation et actualisation
des données de la Base SPHINX « STER », édition des tableaux de suivi
- Information des structures d'accueil
- Suivi des conventions pour les STER des étudiants de l'ENVT, enregistrement
des données pour versement des indemnités et bourses

Gestion des bourses pour les stages à l'international
- Informer les étudiants des droits aux différentes bourses et des plannings à
respecter pour leur demande
- Assurer l'interface avec les étudiants pour enregistrer les dossiers et s'assurer de leur complétude
- Communiquer avec les mandataires afin de transmettre la demande pour les
étudiants de l'ENVT et recevoir les décisions d'attribution

Missions transversales :

Accueil et secrétariat

- Accueil physique, téléphonique et électronique et suivi des demandes
- Elaboration de documents administratifs en lien avec l'activité du service
- Suivi des dossiers du service en lien avec les autres membres de l'équipe
- Elaboration et suivi du dossier administratif des accidents du travail pour les étudiants
- Informations internes et externes à destination des usagers et partenaires
- Diffusion des informations liées à l'activité via différents canaux (supports physiques et électroniques)
- Classement et archivage de documents

Contribution aux activités de la rentrée

Contribution à la mise en oeuvre et au développement de la démarche qualité en matière de formation

Compétences liées au poste :

Savoirs

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Cadre réglementaire de l'éducation et de l'enseignement supérieur
- Environnement institutionnel de l'ENVT
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication

Savoir-faire

Compétences opérationnelles
Afficher la suite
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte de manière synthétique
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe (open-space)
- Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité (Plateforme de gestion des stages STAGEVET)
- Disposer d'une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
- Participer à la mise en oeuvre d'une démarche qualité

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
- Devoir de réserve et de confidentialité