Assistant - Assistante de Direction H/F - Pôle Emploi

Poste a pouvoir courant décembre / Début janvier.
Dans le cadre du redéploiement de notre activité, nous souhaitons structurer notre Pôle de gestion administratif et nous adjoindre les compétences d'un(e) collaborateur (trice) « support » du dirigeant et de l'équipe

Modalités d'emploi : 3 jours sur site.

Une lettre de motivation sera demandée par l'entreprise si votre profil est présélectionné.

Missions :
Directement rattaché(e) au Dirigeant, vous serez en charge de faire vivre et d'optimiser le Pôle de gestion administratif.

A partir des outils numériques mis à votre disposition, vos missions s'articuleront autour de l'organisation et du suivi de la réalisation des dossiers confiés :
- Accueil : Physique et téléphonique des clients, prescripteurs et partenaires
- Administration commerciale : Rédaction des courriers, gestion de la GED, facturation clients, traitement des souscriptions et actes de gestion, suivi de la production (commissions, honoraires) ...
- Comptabilité : Gestion de la trésorerie, pointage des comptes, règlement des factures fournisseurs, des taxes société et obligations
- Assistance juridique : Suivi juridique de la société, protocoles et cartes, activité immobilière, validité des habilitations, CNIL, TRACFIN, RGPD, préparation des contrôles de conformité du cabinet
- Assistance CGP : Gestion de l'agenda, déplacements en formation, mise en forme des écrits patrimoniaux, traitement des souscriptions et actes de gestion
- Gestion administrative : Suivi des dossiers du personnel et des obligations de l'entreprise
- Logistique interne : Gestion des services généraux, du parc et de la sécurité informatique
- Communication : réseaux sociaux, avis clients,

Les clients : Particuliers - Chefs d'entreprise
Vos interlocuteurs externes : Prescripteurs - Partenaires
Vos interlocuteurs internes : Dirigeant - Conseiller en gestion de patrimoine

Profil :
Vous avez une expérience idéalement au sein d'un service dédié ou d'un cabinet conseil (en gestion de patrimoine, expertise comptable, conseil juridique, banque, assurance, étude notariale ) où vous avez pu acquérir les compétences attendues. Qualités rédactionnelles obligatoires.

Vos qualités organisationnelle, votre rigueur d'exécution, votre sens de l'écoute, votre gestion des priorités et vos capacités à travailler en équipe seront des qualités à l'appréciation du recruteur lors de votre entretien.
Vous maîtrisez parfaitement l'orthographe et disposez d'une réelle aisance rédactionnelle.

Vous maîtrisez enfin les outils numériques dédiés à votre activité (Word et Excel) et le développement sécurisé du cabinet est au coeur de vos préoccupations.

Votre personnalité positive et adaptable à tous publics, polyvalente, votre agilité intellectuelle et votre esprit d'initiative seront nécessaires à la pleine réussite de votre fonction.

Prise en charge totale de la mutuelle sur le contrat basique.
Place de parking fournie

Experience: 2 An(s) - sur le même type d'activité

Compétences: Normes rédactionnelles,Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Assurer un accueil téléphonique,Réaliser la gestion administrative des contrats,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser des déplacements professionnels,Classer des documents,Réaliser une veille documentaire,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Relayer de l'information,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.