Assistant de Direction en Charge du Secrétariat du Maire et des Élus - Commune de Checy H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la directrice de cabinet du Maire l'assistant.e de direction en charge du secrétariat du maire et des élus est en charge de

Secrétariat du Maire et des élus :
* Accueil physique et téléphonique, réception, filtres et transmission des appels en analysant le degré d'urgence des informations à transmettre,
* Gestion d'agendas complexes pour le Maire et les élus
* Réception, ventilation du courrier et suivi des demandes et des réclamations des administrés
* Rédaction et frappe de tout courrier simple et complexe
* Préparation et suivi des dossiers des RDV du Maire et organisation des réunions
* Réalisation de la revue de presse
* Gestion des ordres de mission et des remboursements de frais des élus
* Organisation des départs en formation des élus (inscriptions, réservations, missions ...)

Organisation des réceptions officielles et des commémorations organisées par la commune
* Contact avec les élus concernés et les services
* Contact avec les partenaires extérieurs
* Gestion de l'intendance et de la logistique
* Elaboration des déroulés des cérémonies

Elaboration et suivi du budget du cabinet du maire y compris l'engagement comptable :
* Proposition budgétaire
* Suivi de l'exécution budgétaire

Assurer la suppléance et secrétariat de la vie institutionnelle et de la direction générale sur certaines missions

* Connaître les domaines de compétences des communes et des établissements publics et leur organisation
* Appliquer les règles, les procédures administratives ainsi que les règles du protocole
* Savoir gérer la polyvalence et les priorités,
* Savoir assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,
* Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
* Faire preuve d'organisation, de méthode, de rigueur, d'initiative et de réactivité,
* Faire preuve de discrétion et de réserve
* Bonne capacité relationnelle et avoir le sens des relations humaines
* Connaissances en comptabilité publique
* Qualités rédactionnelles
* Maîtriser les outils informatiques
* Se rendre disponible