Assistant Administratif H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service administratif et financier (SAF), N+1, assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative et financière, d'assistance technique, et matérielle :

Gestion administrative et financière:

- Prise en charge, instruction et suivi de dossiers administratifs et financiers spécifiques avec le chef de service, établissement des bons de commande, paiement des factures, suivi administratif et financier.
- Prise en charge de la facturation et son suivi, alimentation des tableaux de bord, réalisation des extractions dans les systèmes d'information, saisie et mise à jour des bases de données relatives à la gestion. Dépôt des factures sur les plateformes ou envoi par courrier.
- Collecte et contrôle des pièces justificatives nécessaires, et archivage.
- Participation à la prise en charge des frais de déplacements.
- Participation à l'archivage du compte financier

Assistance technique, et matérielle:

- Participation à l'accueil physique et téléphonique et à l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Participation au secrétariat du service administratif et financier
- Participation à la gestion du courrier.
- Participation à la gestion matérielle du GIP-FCIP (commandes de fournitures, gestion des photocopieurs, gestion des consommables, liste non exhaustive).

Connaissances, savoirs :

- Connaissance des principes de gestion financière et de la comptabilité publique
- Compréhension des règles de la formation continue.
- Relations entre l'organisme (GIP FCIP), le stagiaire, l'entreprise et/ou le financeur (OPCO), relations commerciales avec les clients.

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Logiciel de comptabilité.
- Contrôle et archivage des pièces justificatives.
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Savoir être :
- Capacité à travailler en équipe et avec divers interlocuteurs internes et externes.
- Rigueur, autonomie, et réactivité
- Esprit d'initiative, sens de l'organisation
- Savoir planifier ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, et respecter les délais
- Savoir rendre compte
- Mettre en oeuvre les procédures dans une démarche qualité

Profil requis :
Bac à Bac +2 et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire