Assistant de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Placé.e auprès de la direction de l'UD et en appui des membres de l'équipe de direction, l'assistant.e de direction contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Le.la titulaire du poste assure pour la direction les activités suivantes :
- organise les agendas de la direction
- participe aux EDD
- organise les réunions de la direction
- gère les déplacements de la direction
- constitue les dossiers de la direction en sollicitant les pôles et départements concernés
- signale et oriente les urgences ;
- accuse réception, rappelle les procédures et circuit, réoriente les demandes des agents adressées par erreur à la direction
- gère la boîte fonctionnelle "direction"
- assure l'accueil téléphonique et physique, oriente les appels
- veille à l'actualisation des annuaires, organigrammes, tableaux de congés
- assure la diffusion de différents documents (notes, tableau...) à l'UD de la DRIEETS, la préfecture , France travail...
- met en forme et assure la diffusion de courriers ;
- gère les parapheurs urgents ;
- contribue à l'organisation d'événements internes (réunions, séminaires...)
- apporte un appui à la rédaction du projet de compte-rendu de la F3SCT...
- pilote les travaux d'archivage des services de l'UD
- appuie le chargé de mission RH de proximité si besoin
- est référent documentation pour l'UD

Par ailleurs l'assistant.e de direction est chargé d'assurer le secrétariat de la direction du pôle Entreprises Emploi et Solidarités:
- gestion des agendas
- appui à l'organisation de réunions notamment instances territoriales pour l'emploi (comité départemental pour l'emploi, comités locaux pour l'emploi, COTECH...) en lien avec la Préfecture, gestion des invitations, constitution de dossiers...
- contribue à la gestion administrative et financière de dispositifs déployés par les départements du pôle EES en cas de surcharge d'activité ou d'absences longues constatées au sein des équipes ou de vacances de poste (avec un accompagnement des cheffes de département en charge du pilotage des dispositifs concernés).

Ces attributions peuvent faire l'objet d'évolutions pour répondre à des besoins particuliers.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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Connaissances :

Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention des services
Avoir une connaissance précise et complète de l'organisation des services du ministère (cabinets, administration centrale et services déconcentrés) et de ses opérateurs
Connaître les institutions et les acteurs clés avec lesquels le supérieur hiérarchique est en relation
Connaître l'environnement institutionnel, économique, social et technique

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

Savoir travailler en équipe
Confidentialité, autonomie, initiative
Être capable de souplesse et réactivité
Être capable de sens des responsabilités et du service public
Savoir rendre compte

Savoir-faire :

Connaître les outils et méthodes du secrétariat et de l'assistance administrative
Maîtriser l'ensemble des techniques du secrétariat et notamment connaître les outils et méthodes du secrétariat et de l'assistance administrative
Savoir assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
Savoir orienter et filtrer les interlocuteurs
Savoir identifier et signaler les urgences
Savoir tenir un agenda
Savoir constituer, tenir à jour et assurer le suivi de dossiers et des échéances
Savoir préparer et mettre en forme les courriers et documents
Savoir détecter les besoins d'assistance opérationnelle et administrative du supérieur hiérarchique