Assistant Administratif et Technique H/F - Efficio

EFFICIO est un bureau d'études techniques indépendant et pluridisciplinaire créé en mai 2015 ayant comme métiers la coordination SSI, la maîtrise d'oeuvre technique, l'assistance à maîtrise d'ouvrage, le conseil et le diagnostic. Le siège social est situé en Région Nouvelle Aquitaine à La Rochelle (17) et nous intervenons sur l'ensemble du territoire français. Aujourd'hui, nous possédons 6 agences réparties comme suit : Lens (62), Vernon (27), Buc (78), La Rochelle (17), Sisteron (04) et Angoulême (16).

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un/une assistant(e) administratif(ve) et technique H/F (CDI) pour notre agence de BUC (78).

Vous serez sous la responsabilité de l'Assistante de Direction et vous aurez pour missions :

Gestion administrative & commerciale :
- Suivi et réponse aux appels d'offres publics et privés (enregistrement, constitution des dossiers de candidatures et d'offres, dépôt dématérialisé)
- Préparation des contrats de sous-traitance et gestion des demandes d'agrément
- Mise à jour des trames, fiches références, attestations, etc.

Suivi financier & facturation :
- Collecte des éléments de facturation auprès des chefs de projets
- Émission et suivi des factures, relances clients, suivi des règlements
- Transmission des informations au service comptabilité

Gestion des affaires & secrétariat :
- Création et suivi des dossiers clients dans le logiciel interne (BILOBA)
- Classement, archivage, gestion documentaire
- Rédaction de courriers et documents techniques simples
- Accueil téléphonique et gestion de la messagerie générale
- Accompagnement de l'équipe de production dans la rédaction des documents de conception (CCTP, CCAP etc.)
- Accompagnement de l'équipe de production dans les phases d'analyse d'offres.
- Accompagnement de l'équipe de production dans la rédaction des comptes-rendus.
- Gestion et suivi du parc automobiles de la société (contrats de location, entretiens, etc.).

Liste non exhaustive et pouvant évoluer selon le profil.

Vous maîtrisez le Pack Office, notamment Word et Excel et avez le goût de la relation client.

Compétences personnelles :
- Organisation, rigueur, autonomie
- Réactivité et sens du service
- Bon relationnel et esprit d'équipe

Expérience souhaitée : expérience minimum de 3 ans. (Une expérience en Bureau d'études et/ou BTP serait un plus).
Diplôme : Bac +2

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Utiliser les outils numériques,Réponse aux appels d'offres publics/privés

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).