Responsable Antenne Financière et Intendance H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé sous l'autorité hiérarchique du Doyen et sous la responsabilité fonctionnelle de la Direction des Affaires Financières et de la politique d'achats (DAF), le Responsable du service assure le bon fonctionnement du Service Antenne Financière et Intendance pour permettre la mise en oeuvre des formations et le déroulement des activités de recherche de l'UFR LLSH.

Missions et activités principales

- Elaborer le budget de l'UFR sous la direction du Doyen et des Directeurs des centres financiers des laboratoires de recherche
- Suivre l'exécution des budgets, préparer les Budgets Rectificatifs, suivre l'exécution des recettes et des dépenses, contrats et conventions
- Mettre en oeuvre et contrôler la dépense publique notamment sur le plan réglementaire
- Former les personnels de son service et les secrétaires de laboratoire sur le fonctionnement de la gestion financière selon l'organisation existante à l'Université
- Assurer une assistance financière aux différents personnels
- Tenir à jour des statistiques et indicateurs d'activité en s'assurant de leur fiabilité
- Superviser les opérations relatives aux déplacements des personnels en lien avec le pôle missions de la DAF.
- Encadrer les personnels du service antenne financière/intendance (incluant les agents d'accueil et les agents d'entretien) et organiser leurs activités
- Veiller au bon fonctionnement du service
- Etudier les devis et assurer le suivi des travaux de maintenance des bâtiments en liaison avec les services techniques de la Direction des
- Affaires Techniques de l'Université et le pôle achat de la DAF
- Suivre la maintenance du mobilier et matériel de l'administration et de l'enseignement et coordonner les interventions des prestataires
- Elaborer et suivre l'inventaire des matériels
- Assurer l'achat de tout le matériel et fournitures nécessaires au fonctionnement de la composante
- Veiller au respect et à l'application des règles d'hygiène et de sécurité définies par le service Santé Sécurité au Travail
- Assurer le soutien logistique des évènements organisés par la composante en coordonnant l'activité des agents de son service
- Veiller à la mise en oeuvre des procédures applicables dans ses domaines d'activité en les consignant par écrit

Missions et activités associées

- Tenir la régie de recettes pour l'encaissement des produits divers de l'UFR
- Assurer une veille réglementaire dans ses domaines d'activité
- Classer et archiver les documents du service
- Participer à la tenue des bureaux de vote lors des élections organisées par l'UFR

Contraintes spécifiques du poste(astreintes, conditions d'exercice, déplacements...) : Selon les missions et évènements organisés par la composante, une présence sur site sera nécessaire.

Expérience professionnelle exigée: Expériences et connaissances dans les domaines gestion financière et budgétaire indispensables

Diplôme/ niveau d'étude exigé: Niveau 5 - Bac +2 DEUG, BTS, DUT, DEUST
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Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

- Connaissance du fonctionnement de l'université et de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Connaissance du fonctionnement de l'UFR

- Connaissance de la réglementation administrative, financière, budgétaire, comptable, commande publique et sécuritaire

- Connaissance des logiciels spécifiques (SIFAC, Notilus) et des outils bureautiques

Savoir-faire opérationnels

- Aptitudes à organiser : savoir anticiper, planifier ses activités et celles de son service, hiérarchiser les urgences

- Capacités à coordonner une équipe

- Savoir traiter les données chiffrées et alimenter des tableaux de suivi

- Aptitudes à prendre des initiatives

- Savoir rendre compte

- Aptitudes à déceler des erreurs ou anomalies

- Capacités à analyser, argumenter et rédiger

- Aptitudes à rechercher, interpréter et appliquer la réglementation

- Rigueur et sens de la confidentialité

- Capacités à exploiter les outils de communication

- Aptitudes à communiquer et à retransmettre: précision, clarté, organisation du discours, faire preuve de pédagogie

- Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel)

- Aptitudes à travailler en équipe

- Aptitudes à travailler en coordination avec d'autres services