Chargé - Chargée de Scolarité du Bureau du Premier Cycle des Études Médicales H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Nous recherchons notre futur/e Chargé/e de scolarité du bureau du premier cycle des études médicales !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.Vos missions :

1) Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :

-Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d'assistance GLPI
-Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité
-Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants
-Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus
-Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes
-Gérer les différents actes administratifs liés aux études et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale, ...)
-Suivre les étudiants à statuts particuliers

2) Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en oeuvre de leurs formations :

-Organiser les demandes de reprographie ; les examens dématérialisés sur la plateforme UNESS
-Réserver les salles de cours
-Aider à la correction des QCM et à la saisie des notes
-Aider à l'organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes

3) Support administratif et logistique à la mise en oeuvre des formations :

-Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité
-Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
-Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours
-Participer à la modélisation de l'offre de formation dans l'outil de l'établissement
-Créer les maquettes pour les procès-verbaux d'examen et pour les relevés de notes
-Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations ; gérer le suivi des jurys et des délibérations
-Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire
-Contribue aux actions de communication et des évènements de l'UFR

4) Amélioration Continue :

-Participer à l'ensemble des démarches d'amélioration continue
-Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité
-Faire remonter les indicateurs de suivi
-Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
-Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :

-L'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur

Vous maitrisez :

-Les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions
-Les réglementations liées à la scolarité et à l'accueil du public en général
-Les outils de bureautique Pack Office ; l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité
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Vous êtes en capacité :

-De faire preuve d'autonomie, d'organisation, de polyvalence et d'adaptabilité
-D'accueillir et accompagner les usagers