Secrétaire Pédagogique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Dans le cadre de vos missions, vous:

- Assurez la coordination et la réalisation des activités administratives du Département Informatique, sous la responsabilité du Directeur de Département;
- Assurez l'accueil physique et téléphonique des différents acteurs du Département de 300 élèves-ingénieurs, 24 enseignants-chercheurs, 50 vacataires extérieurset les informer et les accompagner dans leurs démarches;
- Assurez l'interface entre ces différents acteurs;
- Organisez, alimentez et mettez à jour les structures d'enseignement et l'arborescence des groupes d'étudiants sous ADE (logiciel d'emploi du temps), en lien avec le syllabus;
- Organisez, alimentez et mettez à jour les emplois du temps (1A, 2A et 6 options de 3A), en collaboration avec les responsables d'année et d'options et le service scolarité pour la gestion des examens;
- Déclarez et mettez à jour les services d'enseignements des enseignants permanents et des vacataires en conformité avec les emplois du temps;
- Informez et accompagnez les intervenants extérieurs dans la constitution de leur dossier administratif et en vérifiez la conformitéet coordonnez les aspects logistiques liés à leurs enseignements (prêt de matériel, récupération de fichiers et demande d'impression de polycopiés);
- Assurez la circulation de l'information en interne et en externe : rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion de département (3 par an), mise à jour de l'intranet du département;
- Assurez la coordination et la réalisation des activités administratives pour la prise en charge des membres des comités de sélection;
- Réalisez des tableaux de bord de suivi des élèves, produisez des statistiques d'absence;
- Coordonnez les aspects logistiques des différentes manifestations du Département : soutenances de stages 2A, PFE, projets 1A et 2A, etc...

Compétences opérationnelles

- Maîtrise des techniques de communication et d'accueil téléphonique et physique;
- Maîtrise des outils bureautiques pour l'élaboration de documents (Word, Excel, Powerpoint), de logiciels spécifiques à l'activité et internet;
- Application des règles et des procédures.

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation et de la gestion du temps;
- Capacité à rendre compte, rigueur et réactivité;
- Travail en équipe et sens du relationnel.