Gestionnaire Administratif et Pédagogique des Formations en Appr. H/F - Universite Paris Xiii.Paris-Nord

Contexte de travail
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Service Formation Continue et Apprentissage (SFCA)
Composition du service (effectifs) : 8
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable adjointe du Service de Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA)
Rattachement fonctionnel : Chefs des département et Directeurs d'études des départements Gestion des Entreprises et Administration (GEA), Génie Industriel et Maintenance (GIM), Génie Mécanique et Productique (GMP), Hygiène Sécurité et Environnement (HSE), Mesures Physiques (MP), Science et Génie des Matériaux (SGM) et Techniques de Commercialisation (TC)

Description du poste : missions et activités
Gestion administrative :
- Réaliser des opérations de gestion courante
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage.) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement,
traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
Gestion pédagogique :
- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
- Gérer le matériel de vidéo-projection
- Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants
- Répondre aux sollicitations du SFCA

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : HYPERPLANNING, APOGEE (PEGASE à venir), TEAMS. et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, .).

Conditions particulières d'exercice / télétravail
Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements.
Missions éligibles au télétravail à l'exception de l'accueil du public et dans la limite de la continuité du service public.

Compétences / Connaissances
Organisation et fonctionnement de l'établissement
Organisation du cursus universitaire français
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document
Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Environnement et réseaux professionnels

Compétences opérationnelles
Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Respecter les délais
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Capacité d'écoute
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Avoir le sens du service public

Experience: Débutant accepté

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.