Chargé de Communication et Assitant de Direction - Mairie de Saint-Pol-Sur-Ternoise H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la direction de la Directrice Générale des Services.

Missions principales :

- Être chargé(e) de la communication au sein de la Ville (Saint-Polois, Facebook ...)
- Assister administrativement la Directrice Générale des Services
- Aider aux instances administratives (conseils municipaux, commissions ...)

Activités principales :
Communication
- Mettre en ½uvre la communication de la Ville sous couvert de la DGS
- Community manager : assurer la présence de la Ville sur les réseaux sociaux, rédiger des posts sur les comptes de la Ville (notamment Facebook) ; veiller sur les commentaires et les messages
- Internet : mettre à jour le site internet et créer de nouveaux contenus, en lien avec les responsables de services
- Editorial : participer, coordonner, rédiger des articles pour le bulletin municipal et les autres supports de communication (flyers pour évènements particuliers) ; assurer la mise en page sur les outils de PAO (suite adobe)
- Photo/vidéo : réaliser des prises de vue pour les supports municipaux ; alimenter la photothèque et la vidéothèque ...

Assistance administrative
- Assurer le secrétariat de la Direction (Maire, élus, DGS, autres selon besoin)
- Gérer l'agenda du Maire, d'élus et de la DGS, des déplacements, de l'organisation de réunions et de rendez-vous initiés par le Maire, la DGS ou à la demande des services
- Assister dans l'organisation des réunions, des évènements et notamment des évènements protocolaires
- Assurer la circulation de l'information institutionnelle, veiller aux circuits de signatures, des actes
- Diffuser les informations aux élus
- Trier et ventiler le courrier
- Rédiger les courriers divers (partenaires, administrés, prestataires ...)
- Archiver l'ensemble des documents
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur ...

Instances administratives (bureaux municipaux, conseils municipaux, commissions ...)
- Organiser le planning des réunions
- Assurer les convocations dans le respect des délais légaux
- Préparer et centraliser les dossiers/note de synthèse afférents aux réunions
- Rédiger les comptes-rendus, les rapports, les délibérations, les courriers ...
- Assurer la diffusion des décisions prises auprès des agents concernées
- Tenir les registres des décisions et des délibérations
- Gérer la transmission aux élus des documents
- Assurer la transmission des documents au contrôle de légalité
- Mettre à jour la composition du Conseil Municipal, des commissions, des représentants du conseil aux divers organismes extérieurs

Missions occasionnelles :
- Assurer une polyvalence en cas de personnel momentanément absent
- Participer à la relecture de divers documents établis par les services

Savoir :
- Connaissances du fonctionnement et de la gestion des collectivités
- Connaissances de l'environnement territorial, des partenaires et des circuits de décisions
- Connaissances administratives et juridiques
- Maitrise des outils informatiques (pack office, suite Adobe ...)
- Connaissance approfondie des outils de communication, de graphisme et de PAO (publication assistée par ordinateur)

Savoir-faire / savoir être :
- Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
- Sens du service public et de la qualité du service rendu
- Sens des responsabilités et des priorités
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode
- Autonomie et capacité à rendre compte
- Gérer le stress lié à la surcharge de travail en périodes de pointe
- Méthodologie de projets et du travail multi-partenarial
- Discrétion
- Sens du réseau professionnel
- Attentif aux évolutions et innovations

Relations fonctionnelles (interne/externe) :

* Principaux interlocuteurs internes :
- DGS
- Maire et conseil municipal
- Services de la collectivité (urbanisme, police municipale, services techniques ...)
- CCAS, résidence autonomie « Les jours paisibles »
* Principaux interlocuteurs externes :
- Usagers
- Imprimeurs, distributeurs, presse