Gestionnaire Administratif et Pédagogique des Formations en Apprentissage H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : Groupe 3

Gestion administrative :
- Réaliser des opérations de gestion courante
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique
- Retranscrire des informations orales et écrites
- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage...) concernant les formations gérées
- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
Gestion pédagogique :
- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants
- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants
- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING
- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING
- Gérer le matériel de vidéo-projection
- Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite
- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE
- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage
- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants
- Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants
- Répondre aux sollicitations du SFCA

Connaissances
Organisation et fonctionnement de l'établissement
Organisation du cursus universitaire français
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document
Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Environnement et réseaux professionnels
Compétences opérationnelles
Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Respecter les délais
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Compétences comportementales
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Capacité d'écoute
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Avoir le sens du service public