Secrétaire d'Intendance à l'Erpd Ernest Couteaux de Lille 59 H/F - Fonction publique de l'État

Placé(e) sous l'autorité du secrétaire général de l'établissement, le/la secrétaire d'intendance travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services et l'agence comptable. Il (elle) concourt au fonctionnement général de l'établissement et assure le suivi et la réalisation de dossiers touchant à des domaines variés, notamment matériels et financiers.

Il (elle) se voit confier les missions et tâches suivantes:

- GESTION BUDGÉTAIRE:

Le / la secrétaire d'intendance effectue la saisie des ordres de recettes (droits constatés, loyers/charges, subventions...), la saisie des droits constatés, des règlements des familles, gère la régie (encaissements, suivi, transfert, dépôt des chèques et espèces), assure le suivi des créances et des relances éventuelles aux familles et locataires en lien avec l'agence comptable, ainsi que le suivi des aides financières aux familles, l'édition des factures correspondantes et le dépôt sur le portail chorus pro.

- SUIVI DES DOSSIERS DES PERSONNELS DE LA RÉGION:

Il/elle assure la constitution des dossiers des personnels, le suivi et la transmission de documents (SFT, arrêts maladie...), l'accompagnement des personnels dans leurs démarches administratives en faisant le lien entre ces derniers et les services de la région.

- RESTAURATION:

Il/Elle vérifie les tickets en fonction des inscriptions au repas et effectue les relances en cas de besoin, assure la saisie des effectifs (enfants et adultes) aux repas servis sur le portail Easylis (Maypal), se charge de la vérification des factures du SRH en lien avec les bons de commande et bons de livraison, tout en veillant au respect des tarifs négociés dans le cadre des groupements de marché. Il/Elle met en forme les menus en fonction des éléments fournis par le chef de cuisine.

- GESTION MATÉRIELLE:

Il/Elle assure la gestion du parc de photocopieurs ainsi que celle du parc des clefs et des badges du parking (autorisations, distributions et contrôles).

- SECRÉTARIAT:

Il/Elle assure l'accueil physique et téléphonique du service, élabore différents documents et supports, renseigne les usagers et les partenaires extérieurs, rédige les mails en lien avec ses activités et assure le classement et l'archivage des documents.

Ce poste nécessite de maîtriser les savoir-être et savoir-faire suivants:

- Être organisé(e)
- Avoir des qualités relationnelles et savoir faire preuve de diplomatie
- Disposer d'une capacité d'adaptation rapide
- Faire preuve de loyauté et de discrétion
- Être réactif(ve) et disponible
- Maîtriser les logiciels de bureautique et les logiciels métier (GFC, OP@LE)
- Connaître la procédure budgétaire et la réglementation RH