Assistant - Assistante Gestionnaire de la Composante Entpe du Laboratoire Evs H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

L'assistant/assistante gestionnaire a pour missions:

Le secrétariat du responsable de la composante et contribue à celui des chercheurs:
- Accueil téléphonique et présentiel, courrier, organisation et comptes-rendus de réunions avec contenu scientifique le cas échéant (planning, réservation salle ou lien visioconférence, annonce et rappel des dates et horaires, diffusion des CR), information générale, archivage.

La gestion auprès du responsable de la composante des processus de l'ENTPE et de l'UMR en liaison avec les différents services et assiste leur mise en oeuvre auprès du responsable de la composante:
- Des ressources humaines du personnel employé, hébergé ou des visiteurs: accueil, entrées, sorties, dossiers de recrutement et conventions; des modalités de travail (télétravail, absences, congés, déplacements et missions);
- Des aspects budgétaires et financiers de la composante: conseils stratégiques, suivi des budgets de la composante et des contrats de recherche, gestion opérationnelle des contrats et actes administratifs afférents, réalisation des inventaires;
- Des contrats de recherche: aide à la réponse aux appels d'offres de recherche, contractualisation, actes administratifs en dépense et recette, dialogue budgétaire avec les financeurs et pilotage;
- De la communication: remontée des informations, réalisation et diffusion des faits marquants de l'activité de l'équipe, conseil et coordination des actions spécifiques;
- Du recueil et de la compilation de données, tenue des tableaux de bords, reporting...;
- Il ou elle est le ou la référent.e pour le pôle administratif de l'UMR et les services de l'ENTPE entre diffusion de l'information, et fourniture des éléments administratifs et financiers.

Planification et organisation de la logistique des événements scientifiques:
- Soutenances de thèses;
- Manifestations organisées et accueillies;
- Événements science-société.

Le secrétariat de direction de certains dispositifs structurants de la composante:
- Chaires, Groupements de recherche, plate-formes mutualisées et projets collaboratifs d'envergure de la composante.

Gestion des recrutements des personnels
- Déterminer les montants des salaires et estimer leur coût.
- Affectation et suivi des coûts salariaux
- Assurer et suivre les demandes de recrutement

Gestion des étudiants stagiaires :
- Établissement des conventions de stage et calcul des gratifications de stages
- Suivi administratif des stages

Le secrétariat de certains dispositifs, projets et/ou processus inter-laboratoires.

L'assistant/assistante gestionnaire dispose de:

Savoirs (connaissances)

- Organisation des services et de l'école;

- Techniques de secrétariat;

- Gestion de projets et processus;

- Règlementation comptable et de la chaîne des dépenses.

Savoir-faire

- Accueil en présentiel, au téléphone, en visioconférence;

- Rédaction de documents administratifs, comptes-rendus et prises de notes;
Afficher la suite
- Communiquer, anticiper et alerter;

- Recueil et analyse de données, synthèse budgétaire/projet reporting;

- Utiliser les outils bureautiques, informatiques et numériques.

Savoir-être

- Avoir le sens du contact et du relationnel;

- Être autonome et avoir une capacité d'anticipation;

- Être organisé.e et rigoureux.se ;

- Être à l'écoute et attentif.ve.