Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - Residences Boussac

Mission générale :
Assurer le soutien administratif et opérationnel du Siège de l'Association, en appui au service RH et à l'assistante de direction, tout en participant à la bonne organisation interne et à la communication de l'association. Le poste contribue également à la renommée et à l'image professionnelle du Siège.

Attributions :

1. Secrétariat général et administration
- Maîtriser le fonctionnement du Siège et le rôle de chacun.
- Réceptionner, filtrer et rediriger les appels téléphoniques vers les personnes concernées.
- Réaliser les travaux administratifs confiés et assurer l'archivage des dossiers.
- Communiquer toutes les informations importantes à la hiérarchie.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et collaborateurs.
- Suivre les consommations du siège (électricité, gaz, copies, affranchissement, etc.) et gérer les consommables.
- Gérer les bacs de tri
- Gérer le courrier entrant/sortant (poste et chèques).
- Assurer le suivi et la maintenance du Siège.

2. Appui à l'Assistante de direction
- Organiser la location et la réservation des salles de réunion.
- Participer à la réflexion et veille pour l'élaboration des contenus de communication.
- Créer des visuels et supports divers pour la communication interne et externe.
- Rédiger des documents et suivre l'administratif pour l'organisme de formation.
- Saisir les descriptifs de formation, assurer le mailing et le phoning divers.
- Suivre les travaux et projets en cours au siège.

3. Appui au service RH
- Récupérer et archiver les attestations de mutuelle pour les salariés dispensés.
- Gérer les entrées et sorties des salariés (contrats, DPAE, mutuelle, etc.).
- Mettre à jour les notes de service et les différents formulaires.
- Réceptionner, vérifier et enregistrer les demandes de congés et de repos compensateur.
- Transmettre les informations au Responsable Unique du Personnel (RUP) et envoyer les rappels des échéances (RQTH, visites médicales, entretiens annuels et professionnels) aux directeurs concernés.

Experience: 6 Mois - secrétariat / administration

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.