Secrétaire Administratif - Mairie de Bully-Les-Mines H/F - Fonction publique Territoriale

Le conseil d'administration du Centre Communal d'Action Sociale de Bully-les-Mines est le propriétaire de l'établissement. Depuis, le 1er janvier 2017, la municipalité a repris la gestion de la Résidence Maurice Debout.

L'établissement est composé d'un bâtiment sur 4 niveaux (3 étages), de deux ailes sur 2 niveaux (2 étages). Il peut accueillir 60 résidents.

Accueil physique et téléphonique
-Accueil des résidents, familles et partenaires : réponse à leur sollicitation, orientation vers le bon interlocuteur, accompagnement dans les démarches administratives,
-Accueil des extérieurs souhaitant un dossier de préadminission,
-Répondre à l'interphone,
-Gestion des appels téléphoniques : réponse apportée ou transfert selon la demande, transmission à la Responsable,
-Fournir les clés aux Services Techniques lors des interventions
-Prise en compte des absences des résidents et remplir les fiches de prise de congés,
-Prendre l'attache de la Maison de la Solidarité pour les demandes de transports,
-Assurer la gestion des ordonnances : appels téléphoniques auprès des pharmaciens ou auprès des ambulances pour les rendez-vous médicaux des résidents,

Gestion administrative de la structure :
-Gérer les dossiers des résidents : suivi, mise à jour, rappel des documents à renouveler (assurance habitation, grille GIR...),
-Suivre le plan canicule (visite aux résidents pour s'assurer de leur état de santé)
-Etablir et classer les différents bon de commande et factures,
-Contacter les services tutélaires de certains résidents (demande de ressources...),
-Inscrire les évènements dans le logiciel Booked,
-Remplir les tableaux mensuels ANGDM et les transmettre au Pôle Finances,
-S'assurer du remplissage quotidien du cahier de transmission,
-Communiquer au Pôle Ressources Humaines les heures spécifiques effectuées par les agents d'astreinte,

-Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),
-Connaissance du fonctionnement de la Collectivité,
-Qualité rédactionnelle,
-Très grande disponibilité,
-Sens de l'accueil,
-Discrétion professionnelle,
-Confidentialité,
-Aptitude relationnelle,
-Capacité à rendre compte