Assistant de Direction H/F - Ecologic

ECOLOGIC est un éco-organisme agréé par l'état, en charge de développer le réemploi, la collecte, de la dépollution et de la valorisation des déchets d'Équipements Électriques et Électroniques (EEE), d'Articles de Sport et Loisirs (ASL) et d'Articles de bricolage et de Jardin Thermiques (ABJTh) sur l'ensemble du territoire français.

Investi d'une mission d'intérêt général, il contribue depuis 2006 au développement d'une économie circulaire fondée sur des activités de prévention, de sensibilisation et de recyclage des déchets, mobilisant l'ensemble des parties prenantes (producteurs, opérateurs de collecte et de traitement, collectivités, institutions et pouvoirs publics, entreprises, consommateurs, médias).

L'activité d'Ecologic s'appuie sur les piliers du développement durable :

- La préservation des ressources naturelles et la protection de l'environnement ;
- La recherche de la pertinence économique ;
- Le soutien à l'Economie locale, Sociale et Solidaire (ESS).Rattaché(e) au Directeur des Finances et des Opérations, vous aurez pour mission d'assurer la coordination et le bon fonctionnement de l'entreprise. Votre rôle sera d'assister la Direction et d'apporter ponctuellement un soutien administratif transversal aux directions et aux équipes. Interlocuteur(trice) privilégié(e) en interne comme en externe, vous contribuez à l'image de l'entreprise.

Votre rigueur, votre sens du service et votre autonomie seront vos atouts pour mener vos missions.

1.Assistanat de la Direction :

- Préparer les Assemblées Générales et Conseils d'Administration : convocations, suivi, logistique, etc.
- Centraliser la gestion des documents officiels
- Tenir à jour et suivre les documents administratifs et sociaux des fournisseurs
- Actualiser les informations internes
- Apporter un soutien ponctuel aux équipes pour des réservations spécifiques, aide à l'organisation d'événements
- Apporter en cas de besoin son aide administrative aux équipes pour la réalisation et/ou l'envoi de mailings

2. Services Généraux et logistique interne :

- Gérer les commandes de fournitures, consommables, EPI, cartes de visite, packs d'accueil, etc. et assurer le suivi des stocks et factures associées
- Effectuer le rapprochement des dépenses carte bancaire et transmission à la comptabilité
- Superviser la collecte et le tri des déchets internes
- Suivre les prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité, poste, restauration, etc.) : demandes d'intervention, contrôle du respect contractuel, validation des factures et suivi budgétaire, demandes de devis et renouvellement de contrats
- En lien avec les RH, veiller au respect des obligations légales en matière de santé, sécurité et sûreté (affichages, évacuations, équipements)
- Participer aux instances du groupement de gestion du restaurant d'entreprise
- Élaborer et suivre le budget des Services Généraux

3. Administration du parc automobile :

- Gérer les commandes et contrats de location de véhicules de société
- Suivre les entretiens, assurances, contraventions et factures associées
- Assurer la transmission des informations nécessaire au département RH (contrat, factures, etc.)

4. Accueil et gestion administrative courante :

- Gérer les appels entrants : réception, transfert et prise de messages lorsque nécessaire
- Assurer la réception, la distribution et l'expédition du courrier et des colis, y compris les envois recommandés et coursiers
- Traiter les mails reçus dans la boîte contact non traités par le prestataire externe
- Accueillir les visiteurs et être l'interlocuteur(trice) du bureau d'accueil du bâtiment et du restaurant inter-entreprises (RIE)

5. Autres missions :

- Gérer les déplacements professionnels des collaborateurs via la plateforme voyage (administration, assistance, abonnements, etc.)
- Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité digitale des documents administratifs
- Concevoir et améliorer les procédures internes pour fluidifier le fonctionnement du bureau
- Optimiser les coûts (fournitures, hôtels, prestataires) et négocier les tarifs récurrents
- Réaliser toute action ponctuelle visant à faciliter la vie et le travail au bureau

Ce qui est indispensable :

- De formation Bac +2/3 type BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) de direction ou équivalent.
- Une expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire
- Maîtrise du Pack Office

Ce qui compte avant tout, c'est :

- Autonomie, rigueur et proactivité : vous êtes à l'aise pour prendre en main des sujets de A à Z
- Polyvalence, adaptabilité et organisation : vous savez faire face aux imprévus, gérer les priorités et les urgences avec méthode
- Sens du service, esprit d'équipe et persévérance : vous êtes orienté(e) résolution de problèmes et savez apporter des solutions concrètes pour améliorer le quotidien des équipes
- Aisance relationnelle et rédactionnelle : votre aisance pour communiquer vous permet d'instaurer un climat de confiance et la coopération au sein des équipes
- Discrétion, fiabilité et confidentialité : vous traitez les informations avec le plus grand soin et veillez à la confidentialité des informations
- Sensibilité pour les questions liées à l'environnement