Assistant - Secrétaire - CDD - Adoma 69 H/F - ADOMA

Dans le cadre de notre activité, nous recherchons un(e):

Assistant/Secrétaire H/F en CDD à temps partiel

Nos structures d'hébergement ont pour vocation d'accueillir un public en situation de précarité et de vulnérabilité.

Au quotidien, les équipes veillent à un accueil et à un accompagnement social de qualité.

Rattaché à la Directrice d'Hébergement et Directrice Hébergement adjointe, vous assurez la gestion de l'accueil et du suivi administratif de dispositifs hébergement asile à Givors.

En tant qu'Assistant/Secrétaire, agir concrètement pour l'intérêt général.

C'est assurer :

- L'accueil physique et téléphonique de la structure et effectuer un premier filtre d'accueil des hébergés ayant des rendez-vous planifiés avec l'équipe de travailleurs sociaux ;

- Le secrétariat, la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Rédiger les correspondances, notes, documents, en respectant les chartes et les procédures en vigueur ;

- Le traitement ainsi que le suivi des commandes et des factures sur l'outil informatique dédié ;

- La bonne gestion de la caisse dans le respect des procédures internes et gérer les fonds de secours (remises et encaissement des remboursements) ;

C'est organiser :

- Les réunions de service, en y participant et en rédigeant les comptes rendus ;

- Les déplacements et gérer les agendas et les plannings.

Profil

L'insertion de nos hébergés dépend de notre écoute et de la prise en compte de leurs besoins. En tant qu'Assistant, vous tenez une place centrale dans le bon fonctionnement de la structure.

Si vous aussi, vous souhaitez vous investir dans l'accueil de publics fragiles, avec en plus :

- Une formation supérieure Bac +2 Assistanat de gestion/de direction

- Une expérience sur un poste similaire de 2-3 années, idéalement au sein d'une structure d'hébergement

- Une maîtrise de la gestion administrative d'une entité

- Des capacités relationnelles et de distanciation en lien avec un public fragile

- Une maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP serait un plus).
Postulez !

Lieu : poste basé à Givors

Rejoindre Adoma,

C'est bénéficier d'avantages sociaux :

. Télétravail occasionnel (forfait 35 jours/an, condition : 6 mois d'ancienneté, pour nous permettre de vous accompagner au mieux lors de la prise de poste)

. Titres-restaurant

. Mutuelle familiale et prévoyance

. Temps de travail : 24h/semaine

C'est aussi intégrer un environnement de travail bienveillant :

. Un management attentif à l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée

. Une entreprise respectueuse de la diversité et de l'égalité de traitement professionnel entre toutes et tous

. Une expérience riche et apprenante

Experience: Débutant accepté

Compétences: BTS support à l'action managériale,Titre professionnel secrétaire assistant,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Réaliser la gestion des déplacements professionnels,Rédiger des rapports de suivi d'activité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres hébergements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.