Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Cc du Pays de Bitche

Accueil physique et téléphonique
Organisation et planification des réunions et divers évènements
Organisation de l'agenda du Président et du D.G.S
Secrétariat de Direction
Missions / conditions d'exercice
A. Accueil physique et téléphonique
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

B. Organisation et planification des réunions et divers évènements
Rédiger les ordres du jour et les invitations en concertation avec le Président et/ou le D.G.S
Préparer des fonds de dossiers
Transmettre des documents en respectant les procédures, délais et règles de confidentialité
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Assurer l'organisation logistique des réunions et manifestations en lien avec les services

C. Organisation de l'agenda du Président et du D.G.S
Prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes, transmettre des messages
Organiser les différents déplacements

D. Secrétariat
Réaliser la saisie de documents (courriers, notes.)
Organiser le classement en respectant les règles d'archivage
Assurer l'approvisionnement du stock de fournitures de bureau

E. Missions administratives autres
Enregistrer les courriers « entrants »
Gérer les courriers « sortants »
Récupérer et déposer quotidiennement le courrier à la Poste.

****** DATE DE FORCLUSION DES CANDIDATURES : 26/11/2025 ******

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,word, excel, powerpoint, publisher

Langues: Allemand exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.