Assistant Administratif et Appel d'Offres H/F - Pôle Emploi

Sous la supervision de la Direction, vous occuperez une fonction clé au sein de l'agence, combinant assistanat administratif, gestion des appels d'offres et support opérationnel bilingue (français/anglais).

Vos missions principales
1. Appels d'offres - Marchés publics & privés
Veille et analyse des appels d'offres (France & international).
Lecture et compréhension des DCE en français et en anglais.
Constitution complète des dossiers administratifs.
Coordination du mémoire technique : rédaction, mise en forme et traduction bilingue.

2. Support administratif & gestion documentaire
Standard téléphonique et accueil bilingue des visiteurs.
Gestion du courrier, des boîtes mail générales et des communications externes.
Numérisation, classement, diffusion des documents internes et administratifs.
Gestion de l'intendance quotidienne : fournitures, prestataires, maintenance.

3. Logistique comptable & outils
Préparation et transmission des pièces comptables.
Collecte et classement des factures et notes de frais.
Enregistrement dans le logiciel OOTI (formation assurée).

4. Logistique & organisation
Organisation des déplacements, réunions et événements internes.
Coordination du matériel informatique et des besoins IT.

5. Vie d'agence & communication interne
Participation à la vie collective et maintien d'un cadre de travail agréable.
Aide à l'organisation d'événements (conférences, visites, afterworks).
Rédaction et mise en page de supports internes bilingues.

Profil recherché
Formation Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) Manager, Gestion PME-PMI ou équivalent).
Expérience de 4 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en agence d'architecture, ingénierie ou design.
Bilingue français/anglais, à l'écrit et à l'oral.

Maîtrise du Pack Office et de la suite Adobe indispensable pour la mise en page de documents professionnels et appels d'offres.
Excellente orthographe, rigueur, sens de l'organisation et autonomie.
Aisance relationnelle, discrétion et goût pour le travail en équipe.
Intérêt marqué pour l'architecture, le design et la création.

Nous offrons
Un environnement de travail moderne, créatif et bienveillant.
Une formation initiale aux procédures et outils internes.

Contrat : CDD - Temps plein
Localisation : Paris 19e (face au Parc des Buttes-Chaumont)
Disponibilité : dès que possible
Rémunération : selon profil et expérience

Experience: 4 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.