Secretaire - Conseil Departemental de la Reunion H/F - Fonction publique Territoriale

Un poste de Secrétaire du Service Départemental de PMI (H/F) est à pourvoir à la Direction de l'Enfance et de la Famille - Service Départemental de PMI.
Sous l'autorité du Médecin Coordonnateur, l'agent assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service départemental de PMI.

- Gérer les courriers arrivés et départ
- Réceptionner, enregistrer, dispatcher le courrier et classer (départ et arrivée)
- Enregistrer et suivre les parapheurs des services - Référente du logiciel AIRS Courrier
- Réceptionner et diffuser des informations
- Faire les déclarations de grossesse sur logiciel HORUS
- Diffuser les informations sur les secteurs
- Gérer les demandes de stage (écoles et étudiants) au sein de la PMI en lien avec la référente RH
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Editer et suivre l'avis du médecin coordonnateur sur les Projets d'Accueil Individualisés (PAI)
- Suivi des demandes TISF
- Mettre à jour le fichier du personnel sur l'Intranet
- Gérer les demandes de visite et l'édition des avis des médecins concernant l'Accueil Collectif des Mineurs (ACM)
- Assurer le suivi des demandes de formation en lien avec la Référente RH
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Saisir les courriers et courriels de la PMI
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc..)
- Référente Life Size (pour prise rdv visio)
- Gestion agenda du Médecin Coordonnateur
- Organisation des réunions (invitations, réservations de salles)
- Réservation véhicules de services pour les agents
- Gérer les stocks et les demandes de fournitures
- Commande de fourniture de bureau, de matériel, de mobilier et de reprographie pour la PMI Centrale et les secteurs de PMI sous KIMOCE
- Commande de carnets de santé etc.. avec la pharmacie
- Commande de matériel informatique pour les agents avec la HOTLINE
- Distribution d'imprimés types, flyers (carnets de santé, carnet de liaison...) sur les secteurs
- Référente du logiciel KIMOCE
- Orienter et renseigner le public
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers et personnel de la PMI (physique et téléphonique)
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Organiser annuellement l'archivage

- Ouvert au cadre d'Adjoints Administratifs Territoriaux
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des outils bureautiques et informatiques
- Connaissance des techniques rédactionnelles
- Rigueur
- Esprit d'équipe
- Sens de l'organisation
- Autonomie
- Disponibilité
- Respect du secret médical et professionnel
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Sens des relations humaines
- Sens des responsabilités
- Capacité à orienter la demande au sein des services