Assistante - Assistant de Gestion Administrative H/F - Conseil départemental de l'Essonne

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l'Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d'1,3 millions d'habitants, nos 4 000 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture... votre futur poste vous attend !

Choisir le Département de l'Essonne c'est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l'âme d'un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Le Département de l'Essonne recrute pour sa Direction Générale Ajointe Education, Mobilités, Sécurité et Patrimoine, et plus précisément pour saDirection de la Construction et de la Maintenance des Bâtimentsun(e) :

Assistant de gestion administrative (F/H)

(cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux)

L'assistante de gestion administrative représente le pilier de la bonne organisation des activités de la direction, garantissant la fluidité des échanges internes et externes, et représentant un véritable facilitateur pour l'ensemble des équipes. Sa contribution directe à la gestion administrative, au suivi des dossiers, à la coordination des services et à la gestion quotidienne des tâches est un levier essentiel pour notre l'efficacité opérationnelle de l'ensemble de la direction.

L'assistante de gestion administrative garantit un accompagnement administratif solide et assure un environnement de travail serein et efficace.

Vos missions:

Rattaché(e) au chef du service Maintenance et Entretien Technique (SMET), vous veillez à la gestion des affaires courantes du service et assurez aux agents du service un appui administratif.

A ce titre, vos missions sont les suivantes(liste non exhaustive) :

- Assistance du chef de service à la coordination globale administrative, financière et marchés du service
- Secrétariat du chef de service(tenue d'agenda, organisation de réunions, prise de rdv...)
- Assistance du chef de service au suivi de l'activité du service (actualisation de données...)
- Accompagnement à la gestion administrative et comptable du service: accueil téléphonique et physique, suivi des congés, suivi du classement interne, suivi de l'archivage, référent(e) sur des logiciels internes (PISE...), bons de commandes, factures, accès aux plateformes types DT-DICT
- Organisation administrative et logistique de réunions (cotech, copil...)
- Dossiers préparatoires aux commissions techniques, réunions institutionnelles
- Participation à des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Gestion des courriers Odyssée et des parapheurs en lien avec l'équipe
- Gestion des rapports de délibération, de commissions...
- Gestion d'enquêtes de satisfaction auprès des usagers notamment sur les marchés mutualisés
- Aide à la mise en place de démarches de communication et de sensibilisation notamment pour la relation usagers et la maîtrise des usages
- Relations avec les services départementaux, les partenaires et les entreprises

De profil rédacteur, diplômé à minima d'un baccalauréat, idéalement d'un BTS dans le domaine de la gestion - administration, vous justifiez d'une expérience d'assistante de gestion et de qualification en matière de :

- Gestion d'appels téléphoniques et e-mails
- Organisation de réunions
- Gestion administrative de dossiers
- Rédaction de comptes rendus, documents de synthèse, actes administratifs
- Maîtrise des règles orthographiques

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et, si possible, connaissance des logiciels métier (Gédélibération, Grand Angle...)
- Utilisation des techniques de classement et des « espaces collaboratifs »

- Excellentes capacités de communication

Vous faîtes preuve d'esprit d'équipe, de coopération associé à un bon relationnel. De nature autonome, vous savez rendre compte à travers des reportings.

Reconnu(e) pour votre réactivité, vous savez faire preuve d'initiatives et travailler avec rigueur, organisation et discrétion.