Dtm28 - Chargé de Gestion Administrative - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Structures de coopération territoriale

- Assister au quotidien le Directeur dans l'exercice de ses missions en apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication d'information, de suivi et de classement des dossiers
- Être force de propositions, optimiser la gestion administrative
- Participer ou aider au pilotage des dossiers en transversalité avec les services de la direction
- Suivre les projets et activités de la direction
- Organiser l'agenda et les réunions, prévoir les dossiers support en cas de besoin
- Assurer la mission de « référent RH » de la direction.

Mission « assistante de direction »
- Gestion de l'agenda du directeur
- Organisation et planification des réunions, préparation des dossiers support ...
- Relais d'information entre le directeur et les services
- Suivi des dossiers stratégiques en lien avec le directeur
- Liens avec les DGA, tous interlocuteurs internes ou externes
- Suivi, rédaction des documents soumis aux Assemblées
- Optimisation de la gestion administrative
- Rédaction de divers documents (courriers, notes, mél ...)
- Recherches documentaires, diffusion d'informations
- Organisation et classement des dossiers de la direction

Mission « référent RH de la direction »
- Suivi des besoins en termes de recrutement de la Direction, préparation/rédaction des supports nécessaires
- Préparation/rédaction des documents soumis aux instances (CST, F3SCT, ...)
- Suivi et mise à jour des fiches de poste
- Collecte, suivi et transmission des emplois du temps
- Recueil et transmission des éléments variables de paie
- Suivi des campagnes de promotions
- Suivi des chantiers institutionnels (« RIFSEEP », ...).

Les « savoirs » :
- Organisation et fonctionnement des services de la collectivité, contexte, enjeux
- Fonctionnement et rôle des collectivités territoriales en général
- Connaissance des cadres législatifs et réglementaires
- Missions et objectifs de la Direction

Les « savoir-faire » :
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques de l'information et de la communication
- Capacité à rédiger et à communiquer
- Autonomie et capacité à organiser, gestion du temps de travail
- Planification et organisation de réunions (ordres du jour, transmission de documents, ...)
- Sens des priorités dans la gestion quotidienne des activités
- Maîtrise des techniques de classement

Les « savoir-être » :
- Qualités relationnelles, sens de l'écoute
- Rigueur, méthode, esprit de synthèse
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Goût du travail en équipe et en transversalité
- Sens du discernement et des responsabilités
- Discrétion
- Esprit d'initiative, réactivité
- Disponibilité.