Secrétaire de DirectionC-N - Dir H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

ACTIVITES DU POSTE :

L'assistante de direction assiste le chef des SNA-RP, le chef du CRNA-Nord, son adjoint et l'équipe de direction dans les missions suivantes :

MISSION D'ORGANISATION

- Gère l'organisation générale du secrétariat de la direction,
- Organise les agendas, les réunions et les rendez-vous du Chef des SNA-RP et de son adjoint,
- Prépare et organise les déplacements/missions (transport, hôtel, ordre de mission) de l'équipe de direction,
- Gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à
son réapprovisionnement.

ORGANISATION DES REUNIONS-GESTION DES MOYENS

- Assure l'organisation logistique des réunions, des séminaires organismes, des conférences ou
téléconférences (convocations/invitations, réservations de salles de conférence, restauration,
etc....)
- Participe à la fonction de fabrication et de paramétrage des titres de circulation,

GESTION DU COURRIER

- Gère les informations écrites à l'arrivée et au départ : gestion informatisée du courrier,
messagerie,
- Saisit, met en forme et édite divers documents pour la direction,
- Rédige, saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, fax, bordereaux
d'envoi).

MISSION DE COMMUNICATION-DIFFUSION DE L'INFORMATION

- Chargée de communication pour le CRNA/NORD et Orly-AG,
- Assure l'interface avec l'extérieur,
- Filtre et oriente les appels téléphoniques,
- Accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels des SNA-RP,
- Diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service,
- Participe au fonctionnement du journal video actus en ligne de la DSNA ainsi qu'à l'élaboration et
à la mise en ligne du journal video du CRNA/Nord et d'Orly-AG.

RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE/QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT

- Notifie les évènements relatifs à la sécurité dont elle a connaissance,
- Prend en compte les résultats et les préconisations issus du REX,
- Peut participer aux audits internes,
- Participe à la fabrication et au paramétrage des titres de circulation.

COMPETENCES

Techniques de base :

- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Connaître le contexte organisationnel et humain de la DGAC
- Travailler en réseau
- Maîtriser les outils bureautiques standards (WORD, EXCELL, POWERPOINT, INTRANET, INTERNET)
- Maîtriser les outils bureautiques de communication (PAO : Publisher, Indesign CC, Keynote (Mac))
- Maîtriser l'outil de gestion des déplacements ou missions (DIVA 2)
- Savoir gérer et diffuser l'information
- Connaissance des outils de production et de paramétrage des titres de circulation

Qualités requises :

- Sens de l'organisation et de la méthode
- Efficacité : faire preuve d'anticipation et de réactivité
- Savoir prendre des initiatives
- Sens des relations humaines
- Maîtrise de l'anglais écrit et oral général
- Faire preuve de rigueur
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve de diplomatie
- Etre disponible et autonome

FORMATION D'INTEGRATION
- formation aux outils de production et de paramétrage des titres de circulation.