Secrétaire de DirectionDs-N - Dir H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

- Assure l'accueil téléphonique, informe au premier niveau les interlocuteurs externes et internes,

- Assure le lien avec la brigade de gendarmerie pour les autorisations d'accès au site des visiteurs externes et assure l'accueil des visiteurs,

- Gère l'agenda du Directeur, du chef de cabinet et de l'adjoint au directeur,

- Organise les réunions de service et les comités de direction,

- Elabore sur la base des contributions des services les comptes-rendus hebdomadaires d'activité du service,

- Gère le courrier à l'arrivée et au départ, met en forme les courriers départs, assure la diffusion des courriers arrivées et l'envoi des courriers départs, gère l'enregistrement des courriers dans le chrono arrivée/départ de la direction,

- gère le planning de la permanence de direction,

- Appuie les cadres de directions dans les relations avec le SIR Nord : en particulier, saisit sous SIF Formulaires les demandes d'achats

- Instruit les dossiers de demandes de titres de circulations aéroportuaires locaux, régionaux et nationaux, dans l'application STITCH.

Spécificités du poste :
Forte exigence de continuité du service, grande disponibilité et réactivité.

Liens avec l'ensemble des services de la DSAC-N (départements, délégations...), les services du SIR Nord, le secrétariat et le cabinet du DG, l'échelon central de la DSAC, le CRNA, les préfectures, les assistantes des directeurs des aéroports d'Orly, CDG et Le Bourget...

Savoir-faire :
- Anglais : comprendre
- Communication : communiquer à l'oral, rédiger, communiquer à l'extérieur au nom d'un service
- Organisation, gestion : travailler en équipe ou en réseau, coordonner différentes entités
- Anticipation : assurer la veille
- Action : exécuter des tâches ou procédures définies, être force de proposition
- Diagnostic : prendre en compte la diversité des paramètres

Savoir-être :
- Etre rigoureux
- Faire preuve de discrétion
- Capacité d'adaptation
- Etre autonome
- Sens de l'initiative
- Sens des relations humaines
- Sens de l'organisation
- Sens des responsabilités
- Avoir l'esprit d'équipe
- Etre à l'écoute
- Faire preuve de diplomatie
- Réactivité