Office Manager - Temps Partiel 24H - Semaine H/F - France Immigration

CONTEXTE

Dans un contexte d'évolution interne, nous recherchons un(e) Office Manager pour poursuivre et développer les missions assurées jusqu'ici par notre collaborateur en poste avec la même énergie et bonne humeur, pour accompagner au quotidien notre équipe de 40 collaborateurs.

CE QUI VOUS ATTEND

1/ Accueil

Assurer l'accueil physique des visiteurs
Prendre en charge les appels entrants pour les collaborateurs et en assurer la transmission
Prendre et rédiger des messages clairs et détaillés et les transférer au collaborateur concerné par mail
Faire en sorte que la société soit joignable aux heures d'ouverture et gérer le répondeur

2/ Courrier

Gérer le courrier entrant : aller le chercher au local courrier entre 8h45 et 9h, le trier et le distribuer aux équipes
Gérer le courrier sortant : l'affranchir et le déposer au local courrier entre 8h45 et 9h
Envoyer des mailings et des emailings
Traiter les mails généraux en les transférant aux équipes

3/ Stocks

Effectuer un inventaire mensuel et commander les fournitures de bureau, les produits alimentaires et les produits d'entretien selon les besoins

4/ Prestataires

Être le point de contact avec le PC sécurité de l'immeuble pour transmettre et faire le suivi de tous les problèmes éventuels
Être l'interlocuteur des prestataires ménage, imprimeur, maintenance imprimantes, collecte recyclage imprimante, etc.
Surveiller et gérer les engagements/contrats, les travaux d'entretien ou de réparations, la propreté, les aménagements, hors matériel informatique

5/ Bien-être au travail

Anticiper, gérer et répondre de manière réactive aux besoins et demandes des équipes
Être le garant d'un bon environnement et d'une bonne ambiance de travail
Organiser des événements internes lors de l'arrivée ou du départ d'un collaborateur (petit-déjeuner d'accueil, pot de départ)
S'assurer plusieurs fois par jour que la cuisine et les espaces communs sont propres, rangés et fonctionnels

6/ Autres

Prendre en charge la réservation de voyages (hôtel, train, taxi) pour les collaborateurs en full remote et tenir à jour un tableau des dépenses
Gérer le relevé de carte bancaire de la directrice générale

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Horaires : Mardi, Mercredi et Jeudi de 8h30 à 17h30
1 jour/mois : 9h30-18h30 (pour l'organisation des pots de départ)
Pas de télétravail possible

Date de prise de poste : à partir de janvier 2026

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.