Secrétaire de Direction H/F - Pôle Emploi

Sous la responsabilité hiérarchique des Chefs d'établissement du premier et second degré et par délégation, sous la responsabilité fonctionnelle de l'assistante de direction, il/elle aura la charge d'assurer le secrétariat de direction, dans le cadre du Règlement intérieur, du projet d'établissement et du Projet Educatif et Pastoral.

Description du poste :

Missions d'accueil:
Accueillir et informer les professeurs et les familles
-Gérer le standard téléphonique de direction: traiter les demandes dans la limite de ses prérogatives et assurer le filtrage et la transmission des appels/ des messages.

Missions de secrétariat de direction
- Assurer le secrétariat de direction : courrier, courriel, gestion des agendas, diffusion de communications internes et externes, traitement des courriers institutionnels et ventilation sur les unités pédagogiques concernées, classement, archivage
- Participer à l'organisation logistique de l'établissement et des événements qui lui sont attachés.
-Assurer le traitement des informations particulières à la demande de ses supérieurs hiérarchiques et un retour régulier des informations.
-Anticiper les événements de l'établissement, respecter les délais et alerter sur les échéances
-Entretenir des relations qui favorisent l'image de l'établissement avec les institutions (Tutelle, diocèse, Rectorat, collectivités territoriales) et les autres établissements catholiques.
- Veiller à assurer la sécurité et la confidentialité des données.

Missions secrétariat pédagogique:
Gestion administratives des inscriptions
Recueil des demandes et des besoins
Gestion des applications du Rectorat

Missions transversales en cas de besoin:
-Participer au secrétariat des autres services de l'établissement
-Assurer des missions d'accueil et de surveillance

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Gérer un planning,capacité d'adaptation,rigueur, organisation et esprit d'initiative ,sens de l'écoute, diplomatie ,Maitrise de l'outil informatique ,excellente expression écrite

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.