Responsable Courrier Université H/F - UNIVERSITE PARIS CITE

PRESENTATION DU SERVICE

Le pôle fait partie de la PILEPS
Il assure des prestations de services pour l'enseignement, la recherche et l'administration ainsi que des actions de développement durable liées à son activité.

Il est composé des départements du cadre de vie, de la production documentaire, de la cellule audiovisuelle, de la cellule développement durable et du département des services communs.
Pour ce faire, il s'appuie sur plusieurs équipes dédiées.
À ce jour, 36 personnes forment le pôle.

Il réalise également les mises en concurrences ou appels d'offres et suit les marchés qui en résultent : matériels d'impression, matériels participant à la production documentaire, papiers, enveloppes, marché d'impression, machines à affranchir, consommables, véhicules, matériels audiovisuels, nettoyage, déchets, distributeurs de boissons et de friandises, espaces verts, tapis, déménagements.

1Direction Patrimoine Immobilier, Logistique, Environnement, Prévention, SécuritéDESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Gestion des plannings des navettes.
Répondre aux demandes de transports divers en intersites, proposer des solutions.
Rédaction des CCTP des marchés dédiés : machines à affranchir, etc.
Actions de développement durable : collectes, suivis, sensibilisation
Définir, faire respecter les consignes.
Accueillir, renseigner et conseiller les usagers lors des réceptions ou remises des plis, colis ou recommandés : assurer une bonne communication avec les usagers. Assurer le retour d'informations auprès des RA ou chefs de services
Organiser l'utilisation et utiliser la machine à affranchir, transférer les données de ce matériel vers un tableur, pour facturation et suivi des consommations, assurer la gestion des stocks et réaliser des tableaux de bords.
Assister le responsable dans la préparation du budget, réaliser les devis, les factures et suivre les contrats. Relation avec La Poste ;
Proposer des choix d'investissement technique.
Proposer des processus de croissances et/ou organisationnels permettant de maintenir la qualité du service rendu, dans le cadre du rapprochement d'établissements, en termes de traçabilité, de réduction des coûts et d'impact carbone.
Gestion des congés, des formations, des arrêts maladies, mise en application des règles d'hygiène et de sécurité ;
Réalisation des entretiens professionnels pour 7 agents ;
Gestion du plan de formation ;

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances:

Gestion du courrier, des colis, organisationnelle.
Connaissances de besoins des universités et de enjeux

Savoir-faire - Compétences opérationnelles:

Logiciels dédiés aux activités d'affranchissements, tableurs, matériels, d'affranchissement, de mise sous plis, d'adressage, utilisation des véhicules électrique et transpalette électrique, réglementation en matière d'hygiène et de sécurité.
Management

Savoir-être - Compétences comportementales:

Diplomatie, écoute
Capacité à gérer des situations conflictuelles et de stress
Connaissance du management