Assistant de Formation et Administratif H/F - Service Public

Liaison hiérarchique : sous la responsabilité hiérarchique du DRAFPIC et directeur du GIP-FCIP.

Liaisons fonctionnelles : sous la responsabilité fonctionnelle des responsables des services CAFOC, Qualité et RSO/handicap.

Liens de coopération en interne : Les équipes du CAFOC, de la Qualité et RSO/Handicap, ainsi que les services supports communication et financier.Descriptif des missions

Service CAFOC

- Assurer le suivi du traitement de la demande : du devis à la contractualisation
- Contribuer au suivi pédagogique des actions de formation
o Établir le calendrier des actions de formation internes et externes
o Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi pédagogique des actions de formation internes et externes
o Établir et diffuser les attestations de formation
- Contribuer à la gestion Ressources Humaines des intervenants
o Mettre à jour et qualifier la liste des intervenants
o Établir les commandes et certificat d'intervention
o Renseigner le tableau de bord de suivi des commandes d'intervention
- Assurer le suivi des demandes d'achat (fournitures, matériel, prestataires de formation...) en lien avec le service financier
- Assister les collaborateurs du CAFOC dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogique

Service Qualité, RSO-Handicap (réseau des Greta et GIP Compétences)

- Créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :
o Actualiser et mettre en forme
o Assurer le suivi des versions
o Diffuser, classer et archiver
o Mettre à jour l'affichage interne
- Assurer le suivi et le classement des appréciations et des réclamations du GIP Compétences
o Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)
o Administrer l'outil de traitement des enquêtes satisfaction
o Collecter les fiches d'amélioration et renseigner le tableau de suivi
- Contribuer aux audits Qualité (Label Eduform/Qualiopi, financeurs et audits internes)
o Préparer la documentation administrative
o Organiser la logistique
o Assurer le suivi des tableaux de bord (suivi des audits et des actions correctives)
- Assurer le suivi des engagements du GIP-FCIP dans la démarche Qualité et de la charte d'accessibilité Agefiph
o Renseigner et mettre à jour le suivi des grilles d'évaluation des besoins des apprenants en situation de handicap
o Compléter et mettre à jour les tableaux de suivi du contrat d'objectifs

Pour l'ensemble des services CAFOC et Qualité, RSO-Handicap

- Préparer les réunions et les actions de formation
o Convoquer les participants ou les stagiaires
o Préparer les feuilles d'émargement, les chevalets
o Réserver les salles
- Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processus
o Rédiger les comptes rendus
o Classer et diffuser les comptes rendus
- Contribuer à l'actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)

Profil recherché :

Savoirs :

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro)
- Utiliser et gérer des outils collaboratifs
- Prendre des notes

Savoir-faire :
- Travailler en autonomie
- Travailler en équipe
- S'organiser
- Rendre compte

Savoir-être :
- Avoir le sens du service public
- Avoir une grande rigueur et des capacités d'organisation
- Avoir une capacité d'analyse et un sens critique
- Intérêt pour la Qualité, la RSO et le Handicap