Secrétaire de la Présidence H/F - Service Public

Liaisons hiérarchiques : Le président

Liasions fonctionnelles : Le conseiller du président, l'administratrice générale et la responsable des moyens générauxSous la responsabilité du président et auprès de son conseiller, le secrétaire du président assure les missions suivantes :

Au titre du bon fonctionnement de la présidence :
Gérer et coordonner les activités et les dossiers de la présidence
Organiser, gérer, coordonner l'agenda et les impératifs du président, ses missions et déplacements (rendez-vous extérieurs et internes), l'organisation des réunions et en assurer les comptes rendus : comités de direction, comités de programmation, réunions, comités de pilotages
Assurer un accueil de qualité à l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à leur filtrage et à leur bonne orientation et à leur apporter l'assistance et le conseil et le suivi nécessaire
Assurer la correspondance du président : rédaction des courriers (mise en forme - supports visuels), gestion des appels téléphoniques (ligne privée),
Traiter le courrier administratif de l'établissement (entrant/sortant),
Centraliser, synthétiser et transmettre des informations stratégiques émanant soit de la présidence, soit des autres départements et à destination du président
Au titre de la participation au protocole :
Gérer les actions protocolaires du Mucem (fichier institutionnel, envoi de catalogue, gestion des invitations, événements et expositions...)
Maîtriser le protocole d'accueil : élus, personnalités invités (institutionnels, artistes, partenaires économiques...)
Participer aux événements et vernissages
Au titre de la gouvernance, auprès de l'administratrice générale :
Participer à la préparation des conseils d'administration de l'établissement (constitution du dossier, envoi des convocations, suivi administratif et logistique des instances, suivi des procédures statutaires)
Assurer le suivi administratif des instances : rédaction et envoi des délibérations à la tutelle
Gérer certaines dépenses du budget de l'administration générale (moyens généraux) concernant les frais et dépenses du président, les frais liés aux instances, aux opérations de communication interne et aux invitations statutaires et vip.
Contribuer aux processus du contrôle interne
Archivage régulier numérique et papier des dossiers du secrétariat, de la présidence et de l'administration générale.

Organisé et méthodique, le candidat pourra contribuer à l'élaboration et au suivi de certains dossiers gérés à la présidence et de tout dossier qui lui sera confié. Il est attendu qu'il soit autonome, polyvalent et en capacité de prioriser les tâches à effectuer.
A l'écoute, adaptable, bon communicant et en capacité de collaborer, il sera amené à dialoguer avec une diversité d'interlocuteurs dans des contextes variés.
Engagé et motivé, une grande disponibilité est attendue sur ce poste, notamment afin d'assurer la bonne exécution des temps protocolaires et tout événement relevant du Président.
Fiabilité et confidentialité sont des qualités indispensables pour prétendre au poste.

Compétences techniques
Bonne rédaction, bon niveau d'orthographe
Excellente maîtrise des outils numériques et logiciels bureautiques
Bon niveau d'anglais, et/ou d'autres langues
Appétence en suivi budgétaire
Connaissances du paysage institutionnel et du protocole

Savoir-faire
Communiquer
Savoir prioriser
S'adapter aux différents interlocuteurs Filtrer et orienter les informations

Savoir être
Confidentialité
Discrétion
Conciliation
Dynamisme, réactivité et autonomie Rigueur, disponibilité et engagement
Aisance relationnelle
Coopération, inclusion, écologie.
Sens de l'écoute et de la communication
Esprit d'équipe