Gestionnaire de Proximité H/F - Service Public

La Direction de la formation initiale (DFI) de l'ENTPE coordonne l'ensemble des programmes de formation initiale, en lien avec d'autres services de l'école. Cette direction rassemble plusieurs départements et services chargés à la fois de suivre les étudiants au cours de leur scolarité, de superviser la préparation et la mise en oeuvre des activités pédagogiques, de réaliser directement une partie des enseignements et d'assister et accompagner l'ensemble des intervenants d'un point de vue pédagogique et logistique.La Direction de la formation initiale recherche un ou une gestionnaire de proximité, pour le département d'enseignements d'ouverture et de projets (DEOP), en charge d'un portefeuille de cours, projets et partenariats.

Vos principales missions sont les suivantes :

- Vous assurez le suivi administratif des intervenants de l'établissement des contrats de vacations, la mise en paiement, les attestations. Vous enrichissez le CRM du département, en lien avec le CRM de la direction du développement et de l'international;

- Vous assurez la gestion administrative et comptable du département: suivi du courrier, du chrono, des agendas, de l'accueil téléphonique, de la comptabilité, de l'archivage; établissement et suivi des bons de commande internes, des frais de déplacements avec la création des ordres de missions, de la réservation de chambres et des titres de transport pour les projets de 1A, 2A, 3A;

- Vous suivez les conventions de partenariats avec les autres établissements universitaires et le mécénat de compétences du département;

- Vous suivez les projets 1A et 2A du cursus ingénieur;

- Vous assurez le suivi des Masters du département: suivi des élèves de 3e année pour le certificat de gestion, le Master de l'IAE de Lyon; le certificat d'analyse des politiques publiques pour les élèves de 2e et 3e année; le Master Sciences Politiques de l'IEP de Lyon et de Grenoble; inscription, information, organisation des jurys, convocations, diffusion des PV, notifications individuelles, certificats;

- Vousparticipez aux événements transversaux et à la présentations des parcours;

- Vous mettez à jour sur le système d'information (Moodle, Aurion).

Au-delà de ces missions régulières, vous contribuez à la continuité du service de la formation.

Par ailleurs, les missions du poste sont susceptibles d'évoluer.

Liaison hiérarchique:

Vous travaillez sous l'autorité hiérarchique de la responsable du département Management et Sciences humaines.

Vos compétenceset qualités personnelles :

Savoir:

- Vous connaissez l'environnement de l'enseignement supérieur ou de la formation professionnelle.

- Vous connaissez les procédures administratives et comptables.

Savoir-faire:

- Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, traitement de texte, excel...).

- Vous maîtrisez les systèmes informatiques de scolarité (Aurion).

- Vous avez des connaissances de base pour le traitement de dossiers de partenariats et mécénat.

- Vous avez des connaissances de bases en langue anglaise.

- Vous savez travailler en équipe.

- Vous savez faire preuve d'initiative et d'anticipation et savez gérer des priorités.

- Vous avez des bonnes aptitudes à communiquer à l'oral et à l'écrit.

Savoir être:

- Vous êtes rigoureux.se et méthodique.

- Vous êtes autonome, organisé.e et réactif.ve.

- Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle.