Assistant·e de Direction - Aca H/F - Service Public

Créées en 1989, les Archives de la critique d'art se sont imposées comme un patrimoine international original et un lieu de débat et de valorisation de l'écriture sur l'art contemporain.

- Activités de collecte et de conservation, d'édition, de recherche scientifique, de formation et d'animation culturelle
- Sous la forme d'un Groupement d'intérêt scientifique qui associe l'Association internationale des critiques d'art, l'Institut national d'histoire de l'art et l'université Rennes 2.Poste placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice des Archives de la critique d'art.

Il.elle assiste la directrice du GIS dans l'organisation des activités polyvalentes du service, et assure la gestion administrative et le suivi financier du service en lien direct avec l'université Rennes 2 et les autres partenaires du GIS.

MISSIONS

Assistance de direction

- Organiser les réunions et la logistique, assurer l'envoi des convocations et ordres du jour, effectuer la prise de note, rédiger et finaliser les comptes rendus et rapports
- Gérer l'organisation d'événements et participer à la mise en place de la programmation annuelle
- Accompagner la direction pour la recherche et la mise en place de nouveaux partenariats et programmes conventionnés
- Gérer les agendas, prendre les rendez-vous et contrôler les échéances
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports etc.), les reproduire, les diffuser et les archiver
- Traiter et suivre les contrats, conventions, ordres de missions

Gestion administrative et suivi financier

- Élaborer et piloter les budgets et demandes de subvention en lien avec la direction de service
- Suivre l'exécution budgétaire en relation étroite avec les services de l'Université - DAFCO
- Gérer les abonnements, adhésions et ventes de la revue CRITIQUE D'ART

Connaissances

- Maîtriser les techniques et les règles de la gestion administrative
- Maîtriser les logiciels bureautiques et outils d'analyse : maîtriser les fonctions avancées de Word, Powerpoint, des outils de messagerie et d'Excel, tableaux croisés dynamiques

Compétences opérationnelles

- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Sens des priorités et de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives, à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à anticiper les besoins, savoir gérer son activité selon un calendrier et un cadre de gestion avec des interlocuteurs et partenaires multiples

Compétences relationnelles

- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation
- Sens relationnel
- Ouverture d'esprit et force de proposition
- Rigueur, fiabilité, autonomie
- Sens de la confidentialité et du service public