Assistant d'Unité de Contrôle H/F - Service Public

Le pôle inspection du travail comprend 2 unités de contrôle (La Rochelle et Saintes).
L'unité de contrôle n°2 localisée sur le site de Saintes est composée d' 1 responsable d'unité de contrôle, 7 agents de contrôle et 2 assistant(e)s d'unité de contrôle.Placé(e) sous l'autorité du responsable de l'unité de contrôle, l'assitant(e) d'unité de contrôle assure un ensemble de travaux visant à l'information des usagers, au bon fonctionnement de l'unité de contrôle et à l'assistance des agents de contrôle dans la réalisation de leurs activités. Il(elle) fait le lien en interne au sein du service et avec les interlocuteurs internes/externes (notamment entreprises/salariés, autres services de la DDETS/DREETS).

Activités principales :

Activités liées à la relation à l'usager et au fonctionnement de l'unité de contrôle et du site :
- Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers
- Gestion administrative du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers, suivi des instances et des échéanciers
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits et procédure, relecture attentive des courriers/décisions rédigées par les agents de contrôle
- Gestion des agendas des agents de contrôle
- Logistique opérationnelle du fonctionnement de l'unité de contrôle
- Organisation et appui opérationnel à l'activité des agents de l'unité de contrôle

Activités liées à l'appui au contrôle :
- Appui à la définition et à la mise en oeuvre d'actions collectives de contrôle
- Élaboration et mise à jour d'outils de suivi
- Alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux communs
- Premier niveau de recherche documentaire, de rédaction de notes et de lettres de réponses aux usagers
- Rédaction de documents d'analyse, de synthèse, de comptes rendus
- Contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers
- Contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises, suivi des obligations en matière d'égalité professionnelle
- Classement et archivage

Des missions complémentaires seront confiées selon le profil du candidat (de la candidate).

Activités complémentaires pour le site détaché:
- Interface avec les services du SGCD

Connaissances :
- Outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciels de présentation)
- Fonctionnement de la messagerie (Mélanie)
- Logiciels et applicatifs métiers (principalement SUIT, SIPSI, Démamiante)
- Droit du travail : orientation des usagers, réalisation de contrôle de complétude des dossiers entrants, réalisation de contrôle de conformité d'obligation des entreprises
- Procédures et méthodes relatives au contrôle : connaissance des méthodes et conditions d'intervention des agents de contrôle et du cadre déontologique de l'inspection du travail
- Techniques de recherche et ressources documentaires : savoir effectuer une recherche documentaire de premier niveau

Savoir-être :
- Savoir travailler en équipe : échanger des informations au sein de l'unité de contrôle et avec les autres services internes/externes
- Savoir être en relation avec les usagers : accueillir et écouter, identifier le problème posé
- Etre capable de respecter la confidentialité
- Participer et contribuer aux actions et réunions collectives
- Savoir s'organiser dans le respect des délais
- Savoir accueillir, écouter et éventuellement gérer les situations conflictuelles

Savoir-faire :
- Savoir apporter une assistance administrative : qualifier et orienter les demandes, effectuer un contrôle de complétude des dossiers, classer et tenir à jour des dossiers, appliquer des procédures
- Répondre à des situations d'urgence
- Savoir utiliser les applications informatiques spécifiques : alimenter et exploiter le système d'information, maîtriser les toutils bureautiques et les applicatifs nécessaires à l'exercice des activités
- Savoir mettre en forme, exploiter, interpréter des éléments chiffrés
- Savoir rédiger des documents internes ou administratifs
- Savoir utiliser les outils bureautiques et NTIC
- Accéder et utiliser les ressources intranet et internet