Assistant de Direction H/F - Région Grand Est

Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !Assiste la directrice et l'ensemble de la direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Informe, oriente et conseille la direction et/ou les partenaires sur les processus internes de délibération et de suivi des décisions.

Activités :
- Organiser les activités professionnelles de la directrice (préparer les dossiers pour les réunions, assurer le suivi de l'agenda, anticiper les besoins) ;
- Organiser les déplacements et réunions de la Directrice et du Président de la Commission Tourisme, en lien avec l'assistante du Président de Commission ;

Secrétariat de la Direction du tourisme :
- Gérer et saisir des courriers, gérer le parapheur électronique et suivre les parapheurs Président pour la signature des courriers, tenir un chrono des courriers, organiser des réunions, classer des documents, assurer le standard téléphonique, informer et aiguiller les porteurs de projet (analyser des demandes au regard des dispositifs en vigueur, évaluer la pertinence et la fiabilité des informations) ; suivre les différentes boites mails de la direction, coordonner... ;
- Préparer les Commissions Permanentes et les Séances Plénières (Airs-délib - vérifier la saisie des rapports, coordonner les fiches de synthèse et les supports PPT pour la commission thématique, vérifier les notifications en lien avec le SAF et les agents de la direction) ;
- Contrôler l'application des règles et procédures : instances, processus et circuits de décision de la collectivité, procédures administratives ;
- Organiser et accompagner les agents dans l'organisation d'événements ou de réunions de la direction ;
- Assister ponctuellement des chargés de mission de la Direction du Tourisme ;
- Pré-instruction de dossiers de la Direction du tourisme (enregistrement de tiers, assistance au renseignement de Progos ou AIRS Delib, assistance sur les téléservices).
- Gérer, traiter et enregistrer des données et informations : évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques du tourisme, environnement territorial, rôles et attribution des acteurs et partenaires institutionnels, vocabulaire professionnel de la Direction du tourisme, fonctionnement des activités et procédures du secteur.