Secretaire de Direction H/F - Service des ressources humaines civiles (SRHC)

Au sein du pôle assistance de direction placé sous l'autorité hiérarchique du chef de cabinet du SRHC, le secrétariat de direction assure les missions inhérentes à un secrétariat d'autorité et participe au soutien de l'activité du service. Il veille à l'accueil des autorités, organise les réunions du service, assure la gestion du courrier entrant et sortant, le filtrage téléphonique de la direction, la hiérarchisation et la prise de rendez-vous, la gestion des parapheurs physiques et dématérialisés soumis à signature (en s'assurant du respect de la charte graphique de la DRH-MD), les autorisations d'accès ponctuelles et peut se voir confier la rédaction de correspondances. Il contribue à la bonne tenue des archives du cabinet, ainsi qu'à la mise à jour du carnet d'adresses de la direction (listes de contacts, etc.) et des listes de diffusion (internes et externes au service). Au titre de sa mission de soutien, le secrétariat assure la gestion et la réservation des salles de réunions internes et externes au profit de la direction, ainsi que les demandes de prestations. En outre, il assure la saisie des ordres de mission des agents du SRHC. Le secrétariat exerce également la fonction de traitant SOPHIA (saisie des contrôles élémentaires) dans le cadre défini par l'officier de sécurité. Son positionnement et ses missions spécifiques font du secrétariat de direction un élément essentiel du service stratégie, pilotage et soutien dans le fonctionnement interne du SRHC.Principales :
Gestion des courriers entrants et sortants (respect du circuit des parapheurs, enregistrement et archivage des courriers afin de garantir la traçabilité).
Organisation de l'agenda, des réunions et déplacements du chef de service et des membres de la direction.
Accueil téléphonique, demande d'accès au profit de la direction.
Commandes SILLAGE - expression des besoins (commande de véhicules, prestations particulières).
Traitement des demandes d'ordres de mission au profit des agents du SRHC.
Traitant SOPHIA (sécurité).
Traitement de la correspondance, suivi et contrôle des parapheurs papier et par voie dématérialisée (PCRH, Corail).
Mise en forme selon la charte graphique, classement, diffusion et archivage des différents documents.

Annexes :
Gestion des documents classifiés et confidentiels relatifs au personnel (tenue du registre, suivi, etc.).
Gestion des salles de réunion SRHC.
Gestion des réunions du service.
Correspondances.
Assurer la logistique des manifestations organisées par le service (réservations, invitations, accueil, contacts, etc.).

Formations associées à la prise de poste : outils bureautiques et SI spécifiques (ARCADE PCRH, CORAIL, CHORUS DT, SILLAGE, SOPHIA).

Poste permettant d'évoluer vers des fonctions de chef de secrétariat.

Ce poste requiert une grande autonomie, un sens aigu de l'organisation, diplomatie, réactivité, discrétion et polyvalence.

Expérience souhaitée dans le secrétariat et le soutien.