Assistante de Direction - Référente Qualité et Process 3439 H/F - Communes

MISSION(S) GENERALE(S) :
1. Il / elle participe à l'organisation pratique du service de la direction générale, il / elle assiste le directeur général des services, suit et gère les dossiers du secrétariat général, en particulier la préparation et le suivi des conseils municipaux. Aussi, il / elle assiste le cheffe de projet cité éducative sur la préparation budgétaire, le suivi comptable, et l'organisation administrative.
2. Il / elle participe à la mise en oeuvre des axes et actions du projet d'administration de la collectivité, décline les documents et supports de communication, suit en autonomie le travail des groupes projets
3. Il / elle pilote la mise à jour de certains process particuliers (véhicules, manifestations, ...) sous l'autorité du DGS

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
Directeur général des services Assistante de direction
Référente qualité et process
Cheffe de projet cité éducative Assistante de direction
Référente qualité et process

ENCADREMENT : Non

RELATIONS FONCTIONNELLES :

- Externes :
- Les administrés
- Les services de la CU GPSO
- Le Conseil départemental
- Les autres collectivités
- Les services de l'Etat surtout la préfecture
- Les autres interlocuteurs de la ville (associations, partenaires...)

- Internes :
- Les élus du conseil municipal
- Les services de la ville et du CCAS

TEMPS DE TRAVAIL : Temps complet - 37h30 du lundi au vendredi, 8h30-12h / 13h30-17h30,
25 jours de congés annuels + jusqu'à 2 jours de fractionnements (si pose des congés annuels dans la période y ouvrant droit) + 14 jours de RTT

LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE
Mairie de Chanteloup-les-Vignes
37, rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP-LES-VIGNES

https://www.emploi-territorial.fr/offre/o078251124000085-assistante-direction-referente-qualite-process-3439?pk\_campaign=ep

FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES :
Formation de type Master et/ou expérience en gestion de projet et/ou management de la qualité et/ou conduite du changement

SAVOIRS :
- Connaitre l'environnement territorial
- Vocabulaire professionnel
- Fonctionnement, activités procédures des services de la ville et des partenaires
- Bureautique

SAVOIRS FAIRE :
- Recevoir des appels téléphoniques (comprendre la demande, s'exprimer correctement, recevoir et filtrer et réorienter)
- Recevoir, traiter et diffuser des informations (appréhender le caractère d'urgence, savoir rechercher et diffuser les documents)
- Suivre la planification des réunions et de l'agenda (respecter les délais, savoir prendre les RDV en fonction des priorités)
- Règles d'orthographe, syntaxe et de grammaire
- Maîtrise des outils informatiques ; et internet
- Rédiger des actes administratifs et des courriers
- Organisation et gestion du temps
- Travailler en équipe
- Mesurer l'activité (tableaux de suivi, tableaux de bord)
- Concevoir et rédiger des documents de communication, supports, ...
- Suivre des projets transversaux
- Savoir analyser des process, les synthétiser et en proposer des améliorations

SAVOIRS ETRE :
- Discrétion
- Rigoureux(se)
- Organisé(e)
- Bon sens du relationnel