Assistant d'Accueil et de Secrétariat H/F - Centre Regional Oeuvres Univ Scolaires

Le Crous de Poitiers est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESRI).

Il a pour mission d'améliorer les conditions de vie et d'étude des 56 500 étudiants de l'académie de Poitiers à travers plusieurs activités : restauration, hébergement, aides financières, actions sociales, vie culturelle et de campus, jobs étudiants. Pour cela, le Crous est doté d'un budget de 36 millions d'euros.Le poste :

Placé(e) sous l'autorité de la directrice du pôle hébergement de Poitiers et intégrant une équipe de 9 personnes, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat exerce ses fonctions au sein de la cité universitaire Marie-Curie, située 21 rue Jean Richard Bloch (Poitiers).
Il(elle) participe à la gestion administrative et financière de la structure et assure le lien entre les étudiants et l'administration du pôle.

L'assistant(e) d'accueil et de secrétariat a pour activités principales :
- Assurer l'accueil physique du public, identifier les demandes, renseigner, orienter, accompagner vers l'interlocuteur, service ou lieu demandé, faire patienter.
- Réceptionner et acheminer les appels téléphoniques, informer et orienter les correspondants, mettre en attente.
- Gérer la boite courriel de l'accueil, recueillir et transmettre les messages.
- Conseiller et assister les interlocuteurs dans leurs démarches administratives et dans l'organisation de leur vie quotidienne.
- Suivre quotidiennement les disponibilités d'hébergements avec le gouvernant et coordonner la planification des chambres en lien avec le secrétariat.
- Encaisser les loyers (chèques, cartes bancaires).
- Consulter et saisir des données informatiques (fiches de situation des étudiants et fiches comptables).
- Diffuser des informations auprès des résidents et effectuer les relances pour les documents manquants.
- Réaliser les opérations de classement, d'archivage et de diffusion de documents.
- Superviser les livraisons de matériel.
- Veiller à l'entretien de son poste de travail et des locaux et à l'application des mesures d'économie d'énergie.
- Mettre en place les protocoles liés aux nuisibles.
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux.
- Garantir la sécurité des personnes, des biens et locaux de l'unité d'affectation au quotidien.
- Prendre en charge les situations d'urgence et prévenir les services compétents en cas d'incidents ou d'accidents.
- Manipuler le système de sécurité incendie (SSI) en cas de déclenchement d'alarme ou de dysfonctionnement.
- Participer à l'élaboration et à l'animation des projets de résidence.
- Sensibiliser les étudiants au respect de la propreté et au bon usage des locaux.

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat peut être appelé(e) à se voir confier toute autre tâche nécessaire à l'organisation et au fonctionnement du service hébergement.

Les compétences attendues :
- Connaissance des techniques d'accueil et de communication.
- Maitrise des outils bureautiques et des nouvelles technologies de communication et de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique, etc.).
- Connaissance du Crous et des problématiques du milieu étudiant.
- Maitrise de l'expression écrite et orale.
- Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
- Techniques administratives et financières du droit public et règles de la comptabilité publique.
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur.
- Gestion des conflits.

Les qualités requises :
- Aisance relationnelle, écoute et accueil.
- Esprit d'équipe.
- Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation.
- Organisation et rigueur.
- Capacité d'adaptation, réactivité, dynamisme.
- Polyvalence et fiabilité.
- Sens du service public.
- Respect de la hiérarchie.
- Savoir rendre compte.

Les conditions particulières d'exercice :
- Contraintes liées au calendrier universitaire.
- Critères horaires : 7h - 14h30 ou 14h00 - 21h30 (1 semaine sur 2).
- Poste à temps complet.

Le poste est à pourvoir le 1er décembre 2025.

Experience: 12 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.