Assistante de Direction - Direction Générale H/F - Hôpital Européen Georges-Pompidou

ACTIVITES
L'assistante de direction recrutée sera en charge du secrétariat de l'adjointe à la directrice sous le tutorat de l'assistante de direction de la directrice d'HEGP.
Missions générales :
- Assurer le secrétariat de l'adjointe à la directrice de l'HEGP, et des deux directrices des opérations de l'HEGP
- Assurer des missions d'appui à la gouvernance des blocs opératoires en lien avec la directrice des opérations en charge des blocs
- Assurer la gestion de l'hôtel hospitalier en lien avec l'adjointe à la directrice
Missions permanentes :
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas
- Préparation des documents relatifs à l'agenda
- Organisation de réunions et des instances
- Réservation des salles de réunion et préparation de ces salles
- Gestion des gardes administratives : gestion du planning ADG2 et diffusion,
- Gestion des congés de l'adjointe à la directrice et des DOP
- Aide aux tâches administratives et logistiques des Directrices des opérations (commande de consommables pour les services, lien avec l'informatique en cas de soucis ...)
- Gestion des arrivées et des départs au sein de ces directions
- Gestion du courrier et des fax
- Commandes et gestion des fournitures et autres prestations
Missions partagées avec l'assistante de la direction :
- Accueil téléphonique et physique
- Réservation de salles de réunion relevant de la direction et installation
- Demandes SMAX et SAPHIR
- Assurer l'intérim de l'assistante de direction pendant son absence
Les missions pourront évoluer en fonction de l'actualité et de la charge de travail des deux assistantes de direction.

SAVOIR FAIRE REQUIS

Connaissances particulières :
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance de l'outil internet et intranet

Qualités professionnelles :
- Sens de la hiérarchie, savoir se positionner vis à vis de ses interlocuteurs
- Esprit d'équipe
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode
- Discrétion et écoute
- Capacité à gérer les priorités