Assistante de Direction H/F - Hôpital Pitié-Salpêtrière

MISSION GENERALE :
Assistante de Direction au sein de la Direction des Equipements, en binôme avec l'assistante de la Directrice des Equipements
Référente de 3 ingénieurs biomédicaux pour les missions de gestion des agendas et organisation de réunion
MISSIONS PERMANENTES :
· Secrétariat général :
· Permanence téléphonique pour la Direction des Equipements
· Gestion des agendas de 3 ingénieurs
· Organisation des réunions et constitution des dossiers liés
· Gestion inventaire technique des équipements biomédicaux :
· Suivi et mise à jour des équipements biomédicaux défalqués dans NSI Gestion
· Création et traçabilité par numéro d'incrémentation des dossiers de commande d'équipements biomédicaux à l'échelle du GH
· Gestion des prêts, mises à disposition, déclarations de don et défalcation
· Logistique de la Direction des Equipements
· Commandes diverses (fournitures de bureau, DA, Pharmacie)
· Demandes d'interventions techniques SAPHIR ou SMAX
· Suivi des colis (archivage des bordereaux d'expédition)
· Gestion de la présence au travail via le logiciel GESTIME : saisie des congés, formalités administratives, formations pour les personnels de la Direction des Equipements basés à PSL

MISSIONS PONCTUELLES:
· Gestion des candidatures lors de recrutement de personnel : transmissions, réponses, organisation de l'arrivée de la personne retenue
· Gestion des dossiers de stagiaires et apprentis : gestion des demandes email, réponses, constitution du dossier administratif ...)
· Permanence téléphonique et logistique de la cellule achats mobiliers
· Relance factures avant clôture d'exercice
Le poste d'assistante de direction est en interaction régulière avec :
·La Direction des Travaux et du Système d'information regroupées au sein de la Direction des Investissements
· L'économat de la DADDL et la plateforme logistique
· La Direction des Ressources Humaines
· Les assistantes des directions des sites et de la direction générale du GH
· Le corps médical et paramédical
· Les fournisseurs et industriels du secteur biomédical

LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES
- Secrétariat

LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES
- Utilisation des outils informatiques :
Outlook, Word, Excel, Power Point, SAPHIR, NSI GESTION, GESTIME

L'EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
- Capacité à animer, gérer les flux d'informations

LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens de l'organisation et des priorités
- Rôle relationnel important
- Esprit d'équipe