Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Habitat et Humanisme Isere

DESCRIPTIF DU POSTE

Dans le cadre du projet associatif et sous l'autorité de la Présidente, Habitat et Humanisme Isère recrute un(e) assistant(e) adminstratif(ive). En collaboration avec les salariés et les bénévoles de l'association, il(elle) assurera la consolidation des procédures administratives de l'association. Cette fonction se décline différentes missions : Assurer l'accueil téléphonique et physique et la gestion du courrier, les aiguiller vers les personnes concernées, s'assurer de leur suivi ; assister le directeur et la Présidente, les bénévoles référents d'activité et salariés dans leurs tâches administratives et de secrétariat, dans l'archivage, ainsi que tout besoin informatique. Faire circuler et collecter l'information au sein de l'association ; appuyer le pôle immobilier notamment pour les travaux et l'organisation des visites annuelles des logements ; réaliser toute tâche liée à la gestion des activités de l'association, hors représentation de l'Association.
Il(elle) pourra s'appuyer sur de nombreuses ressources (bénévoles, expériences des associations du Mouvement Habitat Humanisme) et sur le réseau des partenaires sociaux, culturels, médico-sociaux. de l'association.

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer l'accueil et le secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au local de l'Association. Gérer le courrier et la boite mail de l'association, les aiguiller vers les personnes concernées, s'assurer de leur suivi
- Assister les bénévoles et salariés dans leurs tâches administratives et de secrétariat, dans l'archivage, ainsi que tout besoin informatique. Faire circuler et collecter l'information avec les Antennes et les bénévoles concernés.
- Assurer le suivi des formalités administratives liés aux dons et adhésions
- Appuyer l'organisation des réunions et évènements de la vie associative de l'association
- Tenir à jour des procédures propres à l'Association en lien avec les responsables d'activité et la Directrice
- Suivre la gestion logistique du bureau (gestion du matériel, approvisionnement en petit matériel de bureau, planning de ménage)
- Assurer le traitement administratif des factures et devis (en lien avec
- Assurer l'organisation des évènements de l'association (forum, séminaire, AG, temps festifs)

Contribuer à la gestion locative
- Être en lien avec l'agence partenaire sur le suivi des travaux et éventuels dossiers de sinistre
- Participer à fluidifier le process interne de gestion des demandes et suivi de travaux
- Tenir un tableau de suivi des questions liées à l'entretien des logements et diffuser l'information aux personnes concernées
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Compétences attendues
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maitrises des outils informatiques
- Notion de suivi de comptabilité
- Autonomie dans les méthodes et les outils utilisés

Profil recherché
- Bac +2 administratif/comptabilité ou équivalent
- Une expérience sur un poste similaire

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.