Secrétaire Administratif H/F - Service Public

Liaisons hiérarchiques :
N+1: Secrétaire général adjoint du C2RMF
N+2: Secrétaire général du C2RMF

Liaisons fonctionnelles:

Les personnels C2RMF et les intervenants extérieurs et prestataires
Les interlocuteurs du ministère de la culture- Assurer l'accueil (physique, téléphonique, courriel) des invités, prestataires, en soutien du service accueil et surveillance
- Gérer la messagerie électronique, saisir des documents numériquement
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes (écrit et oral)
- Gérer la planification collective du site de Versailles (planning des bureaux, des interventions de maintenance, des astreintes...), les agendas, les déplacements (ordres de missions et état de frais), les réservations (voiture de service, cartes ICOM...) et l'organisation des réunions (réunions de service du Secrétariat Général, réunions du groupe travaux et fonctionnement...)
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits du Secrétariat général (courriers, notes de service, conventions...) à l'aide des outils numériques
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées (conventions d'accueil des restaurateurs le cas échéant)
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service (commandes bureautique, gestion des dotations d'habillement, des cadeaux de Noël...)
- Collaborer à l'organisation des instances du Centre (Formation Spécialisée), de commissions spécialisées (conseil scientifique, commissions régionales de restauration...), des élections professionnelles...
- Participer à la communication interne et à l'événementiel (diffusion de documents, commandes...)

Compétences techniques
- Bureautique et outils collaboratifs courants (suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, Teams...)
- Applications informatiques métier (Chorus-DT, RESANA, SYNERGIE...)
- Classement, archivage
- Techniques de secrétariat adaptées au numérique
- Environnement administratif, institutionnel et politique d'un ministère
- Commande publique (notions)
- Anglais (notions)

Savoir-faire
- Mettre en forme et corriger un document administratif
- Prise de notes
- Savoir rédiger impeccablement (comptes-rendus, convocations, ordres du jour...)
- Archiver (physiquement et numériquement) et organiser une documentation
- Diffuser une information, une publication
- Organiser une réunion
- Prioriser

Savoir-être
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Rigueur et précision
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens des relations humaines et de la diplomatie

Expérience souhaitée: 5 ans