Assistant de Direction à la Direction des Finances H/F - Mairie

Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Epinal s'engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en oeuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l'Image, la ville d'Epinal organise régulièrement des événements d'envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. La Ville d'Epinal est attractive pour sa qualité de vie.

C'est dans ce contexte que la Direction des Finances recherche un(e) assistant(e) de direction.

A ce titre, vous aurez pour missions principales :
- Suivi du courrier (interne et externe) et répartition aux agents concernés ;
- Gestion du standard téléphonique de la direction ;
- Gestion de l'emploi du temps du directeur (réunions, entretiens.)
- Frappe de notes, courriers, certificats administratifs, bordereaux de transmission, .
- Dans le cadre de la Démarche Qualité : frappe de notes, convocations, mise en place de diverses réunions ;
- Réponses aux relances fournisseurs (téléphone et/ou courrier, courriel) ;
- Préparation des dossiers des Conseils Municipaux pour la direction ;
- Préparation des dossiers de la Commission des Finances ;
- Gestion administrative et réglementaires des Régies en lien avec la Trésorerie Municipale ;
- Etre référent(e) archives au sein de la Direction.
- Organisation des réunions de cadrage budgétaire entre Monsieur le Maire, Mesdames et Messieurs les Adjoints, Mesdames et Messieurs les directeurs de service et préparation des dossiers.

Issu(e) d'une formation d'assistant de direction ou équivalent (Bac +2 minimum), bénéficiant d'une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d'une culture territoriale avérée et d'une maitrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point).

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'anticipation, votre efficacité ainsi que pour votre souplesse.
Vos aptitudes à travailler en équipe et vos capacités d'analyse et de synthèse sont également appréciés.
Votre prise de note en sténographie sera appréciée.
Vos qualités relationnelles, d'écoute et de communication, votre sens des responsabilités et votre disponibilité sont reconnus.
Votre discrétion professionnelle et votre sens de la loyauté seront les clés de réussite à ce poste.

Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 24/12/20250.

POSTE A POURVOIR PAR VOIE STATUTAIRE OU CONTRACTUELLE

Experience: 3 An(s) - en assistanat de direction

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Sténographie,Gérer un planning,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Réaliser une veille documentaire,Collecter et analyser des données, des informations

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.