Secrétaire Particulière du Sous-Préfet de Nogent-Sur-Marne et du Secrétaire Général H/F - Préfecture du Val-de-Marne

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales
Gestion de l'agenda du sous-préfet et du secrétaire général: prise de rendez-vous.
Accueil des audiences du sous-préfet.
Préparation des dossiers en liaison avec les services de la sous-préfecture et de la préfecture pour l'organisation: des réunions, des déplacements, des visites communales.
Dactylographie de notes et de tableaux et envoi du courrier.
Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
Participation à la coordination des services pour les réunions et préparations des dossiers
Instruction et réponses aux interventions de toute nature
- élus, médiateur, cabinets ministériels.
Archivage et classement du secrétariat.
Suivi des congés des cadres.
Commande de gerbe pour les cérémonies diverses.
Mise à jour des répertoires et organigrammes.
Réservation de salles pour les réunions.

Votre environnement professionnel
- Activités du service
Secrétariat

- Composition et effectifs du service
Secrétariat du sous-préfet et du secrétaire général

- Liaisons hiérarchiques
Sous l'autorité directe du sous-préfet et du secrétaire général

- Liaisons fonctionnelles
Elus,fonctionnaires de l'État (tous ministères confondus), fonctionnaires des collectivités territoriales, etc

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique et en bureautique
niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel / niveau expert requis

Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau expert requis
Savoir travailler en équipe - niveau expert requis

Savoir-être
Savoir s'adapter - niveau expert requis
Savoir communiquer - niveau expert requis

Autres:
Bonne connaissance administrative en général. Pouvoir s'adapter en temps réel à la situation pour répondre rapidement à la demande. Etre dynamique, réactif, rapide, organisé, autonome. Maîtrise de soi, adaptabilité.