Assistant de Direction H/F - Service d'Information du Gouvernement (SIG)

début dans descriptif de l'employeur...

· de consolider et protéger les actifs immatériels de la communication de l'État, notamment la marque de l'État , en lien avec la Mission Appui au patrimoine immatériel de l'État (APIE) ;
· de conseiller, en cas de crise majeure, les ministères concernés en matière de stratégie de communication et d'assurer la coordination interministérielle de la communication de crise.
Le service d'information du Gouvernement veille à l'accessibilité aux personnes handicapées des principales actions et moyens de communication gouvernementale.Au sein du SIG, l'assistant auprès du Directeur, de la directrice ajointe et du cabinet a pour mission :

- l'organisationdel'activitédesdirecteursetducabinet(tenue de l'agenda, prise de rendez-vous et préparation des dossiers afférents);
- la coordination du secrétariat ;
- le suivi du courrier, distribution et gestion des réponses ;
- suivi de l'activité des directeurs et du cabinet, et des décisions prises : assiste les directeurs et le cabinet dans l'ensemble de leurs missions, participation à l'ensemble des réunions de travail, rédaction des procès-verbaux de celles-ci et suivi de leur mise en application ;
- la rédaction de notes ; d'éléments de langage synthétique permettant au directeur d'assurer ses fonctions de représentation, de disposer des éléments primordiaux pour pouvoir analyser, décider, agir ;
- la production de présentation powerpoint ;
- la préparation des dossiers des directeurs, rappel des consignes en terme de qualité des livrables et de délai auprès de l'encadrement intermédiaire du service ;
- le suivi des affaires réservées et dossiers sensibles;
- l'organisation de l'accueil de délégations y compris étrangères ;
- la gestion des frais de représentation des directeurs ;
- le suivi et gestion financière des abonnements de presse du SIG ;
- la veille informationnelle permettant notamment la mise à jour des bases de contacts du directeur ;
- la gestion de l'évènementiel du service en lien avec le Secrétariat général.

L'assistant exerce ces activités en binôme.

Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel.

Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (pack office ; Word, Excel, PPT, Outlook...).

Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualité relationnelle, de discrétion professionnelle, dedynamisme et réactivité, de rigueur et d'organisation.

Savoirs

· Culture politique générale et environnement institutionnel ;
· Expressions orale et écrite irréprochables ;
· Techniques de secrétariat avancées (niveau expert) et d'archivage ;
· Anglais (niveau maîtrise) ;
· Outils bureautiques et de la messagerie électronique (niveau expert) ;

Savoir-faire

· Sens de l'organisation et du protocole, anticipation, exigence et autonomie ;
· Savoir gérer les urgences en période de surcharge d'activité ;

Savoir être

· Confidentialité, discrétion, agilité, écoute, persuasion ;
· capacité de travail, adaptabilité ;
· Esprit d'équipe, travail collaboratif.