Secrétaire du Service de Santé au Travail H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationA partir de 2287 € BM selon diplôme et profil Service d'affectation Pôle Santé, Social et Prévention des Risques Professionnels.Présentation du service
PRESENTATION

Le pôle Santé, Social intervient sur un périmètre de 3200 collaborateurs travaillant pour plusieurs établissements et sur plusieurs sites. Il regroupe :

- 2 médecins de Santé au Travail

- 2 infirmières de Santé au Travail

- 2 secrétaires médicales

- 1 assistante sociale du Travail

- 2 secrétaires de secteur social/oeuvres sociales

Chaque médecin intervient avec son équipe sur un périmètre dédié. Ce poste concerne le périmètre Siège/DSN/ Achat et une partie de la DRCI. Il est localisé à l'Hôtel-Dieu.

COMPOSITION DE L'EQUIPE DU SITE

- 1 médecin de Santé au Travail

- 1 infirmières de Santé au Travail

- 1 secrétaire médicale

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

Médecin du Travail

FONCTIONNELLES

· Direction des Ressources du Siège, notamment :

4 Mission handicap et travail, Assistante Sociale, prévention de l'inaptitude, mission FIDES pour la prévention des addictions...,

4 Responsable recrutement et mobilité,

4 Conseillers en Ressources Humaines,

· Médecins du travail du GH, Conseiller en prévention des risques professionnels, conseiller en ressources humaines, responsable du département de la politique sociale, etc. des groupes hospitaliers

· Coordination Centrale des services de santé au travail de l'AP-HP qui participe aux actions de prévention et de santé au travail

· Médecine statutaire

· Ensemble des directions du périmètre
Vos missions
La secrétaire travaille en étroite collaboration avec le médecin du travail et se coordonne avec l'infirmier(e) dans l'objectif d'assurer le bon fonctionnement du service et la réalisation de ses missions spécifiques :

· Accueil physique et téléphonique du personnel, recueil et transmission des informations au médecin du travail et à l'IDE

· Orientation éventuelle des agents lors des démarches administratives (embauche, fiche de liaison, documents nécessaires aux consultations, départ en retraite, ...)

· Travail de planification et de secrétariat :

Ø Tenue des agendas du médecin du travail (consultations médicales, tiers temps, réunions...) et éventuellement de l'IDE ;

Ø Planification et organisation des consultations/convocations ;

Ø Tâches de secrétariat courant : rédaction, saisie et mise en forme des courriers, rapports, documents administratifs. Elaboration de diaporamas, classement, archivage...

· Travail en lien avec le médecin du travail et avec l'IDE :

Ø Création et gestion des dossiers médicaux des agents et saisie des données sur dossier papier et le logiciel Chimed

Ø Mise à jour des dossiers médicaux (coordonnées personnelles et professionnelles)

Ø Transmissions des fiches de liaison en fin de consultation à la gestion du personnel

Ø Transmissions des documents nécessaires au comité médical selon les indications du médecin du travail ;

Ø Prise de rendez-vous de consultations spécialisées à la demande du médecin du travail ;

Ø Recueil, saisie et extraction des données pour les études statistiques demandées par le médecin du travail (épidémies, activités, accidents du travail, maladies professionnelles...)

Ø Organisation et gestion de la base documentaire (informatique et papier)

Ø Gestion des commandes particulières au service (abonnements, logistique)

Ø Aide à la réalisation du rapport annuel d'activités.

· En l'absence de médecin du travail et de façon coordonnée avec l'infirmier(e), orientation des agents selon les procédures validées par le médecin du travail.

· Courses diverses sur l'établissement (courrier, commandes, laboratoires...)
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Exercice professionnel dans le cadre strict de la santé au travail en collaboration et sous l'autorité du médecin du travail
Respect absolu du secret professionnel :
Discrétion,
Confidentialité,
Disponibilité,
Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
Prise d'initiatives adaptées au contexte particulier de la santé au travail.
Traçabilité de toute action mise en oeuvre.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Maîtrise informatique : Word, Power Point, Excel, recherche documentaire informatique
Maîtrise de l'application CHIMED (formation assurée)
Connaissances spécifiques à la santé au travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible)
Capacité éventuelle à participer à des actions de communication et à les adapter à la santé au travail : création de supports d'information tels que plaquettes informatives, posters, diaporamas...

SAVOIR ETRE REQUIS
Capacité au travail en équipe et capacités d'adaptation aux situations et de modération des échanges si nécessaire.
Capacité de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, directeurs, représentants des instances...
Qualités relationnelles et d'écoute : sens de l'accueil
Rigueur, calme, méthode et sens de l'organisation.
Curiosité, esprit d'initiative, respect du domaine de compétences.

PRE-REQUIS
Expérience en consultation médicale ou en service de soin souhaitable
Compétence informatique indispensable
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailHoraires fixes en 7h36 (8h45/16h21)TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;

75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ...) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpitalL'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent.
Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Référence de l'offre2025-19006