Assistant Administratif à la Direction Logement de la Ville - Mairie de Trappes H/F - Communes

La mission principale du poste est d'être la porte d'entrée de la Direction du Logement et de l'Habitat.
MISSIONS PRINCIPALES
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et des partenaires extérieurs.
* Réceptionner les plaintes et les demandes d'intervention.
* Orienter et conseiller.
* Prétraiter les demandes en lien avec les bailleurs sociaux.
* Gérer les courriers entrant et sortant via le logiciel POST OFFICE
* Assurer le suivi du circuit de signature des documents et actes administratifs du service via le logiciel interne IxBus.
* Rédiger les différents documents du service dans le respect des normes rédactionnelles : courriers divers, comptes rendus de réunion, procès-verbaux, entre autres.
* Enregistrer les signalements d'habitat dégradé et de défense des locataires.
* Créer des tableaux de bord et en assurer la gestion et le suivi.
* Extraire les données afin de concevoir les bilans annuels.
* Accompagner à l'enregistrement et assurer la pré-instruction des demandes d'autorisation de mise en location (permis de louer).
* Organiser les réunions internes et externes à la direction (préparation des dossiers, réservation des voitures, ...).
* Gestion des tâches transversales du service : plannings des congés, commandes de fournitures...
* Classer et archiver les documents de la direction.
CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE
Travail à temps plein, réparti sur 5 jours hebdomadaires (37h00), réparti comme suit :
* Lundi : 12h45 - 19h45
* Mardi au vendredi : 8h45 - 12h00 / 13h00 - 17h15
Quelques déplacements à prévoir sur le terrain afin d'appréhender le domaine d'intervention et en accompagnement sur des dossiers emblématiques.

https://www.emploi-territorial.fr/offre/o078251128000975-assistant-administratif-direction-logement-ville?pk\_campaign=ep

PROFIL RECHERCHE
* Diplômes : BTS Assistant manager - BTS SAM - BTS Assistant de direction
* Expérience : exigée (3 à 5 ans et +)
* Connaissances : si possible de l'environnement lié au logement social et aux règles d'hygiènes de l'habitat.
Compétences et aptitudes requises :
* Maîtrise des normes rédactionnelles
* Aisance en matière de rédaction de documents administratifs.
* Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Etre à l'aise dans l'apprentissage de nouveaux logiciels métier.
* Savoir travailler en transversalité et en collaboration avec les partenaires extérieurs.
* Savoir rendre compte et alerter.
* Maîtriser les techniques de classement et d'archivage.
* Capacité d'analyse.
* Rigueur et ponctualité.
* Se montrer curieux.
* Etre réactif et faire preuve d'autonomie.
* Respecter le principe de confidentialité.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Filière(s) : Administrative
Durée du contrat : 1 an - possibilité de renouvellement
Date de prise de fonctions : Dès que possible
Lettre de motivation : OBLIGATOIRE
Motif de recrutement (art. du CGCT) - Info RH : article L. 332-8.2°